Contabilitatea documentelor monetare

Activitățile oricărei instituții folosesc adesea documente precum cupoane pentru benzină sau alimente pentru studenți, mărci poștale și plicuri ștampilate pentru trimiterea corespondenței, carduri de plată expres pentru comunicații prin internet și prin telefon mobil și alte documente care necesită o contabilitate specială. În acest articol ne vom uita la ordinea în care ar trebui să fie utilizate și luate în considerare.

Ce sunt documentele monetare

Documentele monetare sunt documente dobândite și stocate într-o instituție și având o anumită valoare. Deja au fost făcute decontări pentru dobândirea acestora între părți, dar serviciile care se pot obține cu ajutorul acestor documente nu au fost încă prestate.

Conform p. 169 Instrucțiuni Nr.157n cupoane plătite pentru benzină și ulei, alimente, bonuri plătite la case de vacanță, sanatorie, centre turistice, avizuri primite pentru mandate poștale, mărci poștale, plicuri ștampilate și timbre de stat - toate acestea sunt documente bănești.

Documentele de numerar trebuie păstrate la casieria instituției.

În conformitate cu paragraful 170 Instrucțiunile Nr.157n Primirea și emiterea unor astfel de documente din casa de marcat sunt documentate ca chitanțe (f. 0310001) și ordine de numerar de cheltuieli (f. 0310002) cu mențiunea „stoc” plasată pe acestea.

Ordinele de numerar de intrare și de ieșire cu mențiunea „stoc” sunt înregistrate în registrul documentelor de numerar de intrare și de ieșire separat de ordinele de numerar de intrare și de ieșire, care înregistrează tranzacțiile cu fonduri.

În registrul de casă (f. 0504514) al instituției, evidența tranzacțiilor cu documente bănești se ține pe foi separate, pe care este aplicată marca „stoc”.

Conform ghidurilor pentru menținerea unui registru de casă, aprobat Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr.173n, indicatorii totale de tranzacții pe zi și indicatorii de sold la sfârșitul zilei se formează separat pentru numerar și pentru documentele bănești. În fișele registrului de numerar care conțin date privind mișcarea documentelor monetare, rândurile „inclusiv salariile” și „soldul total de numerar la sfârșitul zilei” nu sunt completate.

Înregistrările în registrul de casă trebuie făcute de casier imediat după primirea sau eliberarea documentelor de numerar pentru fiecare primire de stoc și ordin de debitare stoc.

Contabilitatea tranzacțiilor cu documente bănești se ține în jurnal pentru alte tranzacții pe baza documentelor anexate la rapoartele casieriei ( paragraful 172 Instrucțiunile Nr.157n).

Reflecția în contabilitate a mișcării documentelor monetare

Să ne uităm la exemple despre modul în care diferite tipuri de documente monetare sunt utilizate în instituțiile de învățământ și cum se reflectă în contabilitate faptele vieții economice desfășurate cu ajutorul lor. Recomandări specifice pentru contabilizarea anumitor tipuri de documente monetare nu au fost elaborate la nivel legislativ federal, prin urmare, în opinia noastră, procedura de utilizare și reflectare a acestora în contabilitate trebuie să fie fixată în contabilitate pe baza specificului instituției.

Bonuri de mâncare pentru studenți. Există o categorie de studenți cărora instituția de învățământ este obligată să le ofere masa gratuită. Acest tip de mâncare este asigurat prin bonuri alimentare. Cuponul poate fi tipărit sau tipărit. Acesta trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii:

număr individual;

Valabilitate;

Fel de mancare;

Suma (costul);

Sigiliul sau ștampila organizației emitente și semnătura angajatului.

Pentru instituțiile municipale din unele regiuni au fost create reguli de circulație a anumitor tipuri de documente bănești. O procedură clară de eliberare și înregistrare a cupoanelor pentru furnizarea de mese în mod preferențial în instituțiile de învățământ a fost elaborată, de exemplu, de către Comitetul Guvernului pentru Educație ( Ordin Nr. din 06.08.20091139-r).

Conform acestui document, instituțiile de învățământ sunt furnizate cu cupoane uniforme. Șeful instituției

asigură păstrarea formularelor de cupoane și le emite salariatului responsabil cu catering, în funcție de numărul de studenți din categoriile preferențiale. Formularele de cupon se transferă conform unui act, a cărui formă a fost special elaborată și este redată în Anexa 3 la prezentul ordin. Acest angajat emite formularele de cupoane completate profesorului care îndeplinește funcția de profesor de clasă sau maestru de pregătire industrială (supervizor de grup). Biletele emise dar neutilizate vor fi returnate. Toate acțiunile cu cupoane trebuie înregistrate în registrul de emitere a cupoanelor, a cărui formă este dată în Anexa 2 la Procedura de emitere și înregistrare a cupoanelor, aprobat prin Ordinul nr. 1139-r.

La furnizarea meselor preferențiale de către instituția de învățământ însăși, cupoanele utilizate în scopul propus sunt contorizate la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare și anexate la raportul de numerar. Acestea se păstrează împreună cu documentația de casă timp de cinci ani și după expirarea perioadei de depozitare sunt distruse din ordin al conducătorului instituției.

La asigurarea meselor preferențiale într-o unitate de alimentație publică, se efectuează o verificare săptămânală a utilizării cupoanelor și se întocmește un act corespunzător privind implementarea acestora în forma prevăzută în Anexa 3 la Procedura de eliberare și contabilizare a cupoanelor.

O instituție de învățământ de stat cu o companie de catering pentru furnizarea de mic dejun și mese de prânz pentru studenți. Instituția a plătit 120.000 de ruble conform acordului. S-au primit bonuri de mâncare pentru această sumă conform certificatului de acceptare. Au fost înscriși în casa de marcat ca documente bănești. O parte din cupoanele de la casa de marcat în valoare de 30.000 de ruble. a fost transferat unei persoane responsabile care a emis aceste cupoane studenților. După ce studenții au primit mesele conform acestor cupoane, a fost întocmit o declarație în valoare de 30.000 de ruble. (anexat la raportul de avans al persoanei responsabile care a primit cupoanele).

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n, cheltuielile unei instituții de stat pentru plata serviciilor de organizare a meselor calde pentru studenți sunt incluse în subarticolul 226„Alte lucrări, servicii” KOSGU.

Aceste tranzacții se vor reflecta în evidența contabilă a instituției în conformitate cu Instrucțiunea nr. 162n astfel:

Conform codului contabil sintetic corespunzător.

Cupoane pentru combustibil și lubrifianți. Să luăm în considerare opțiunea atunci când unei instituții i se asigură combustibil și lubrifianți folosind cupoane: în baza unui acord, se plătește o anumită cantitate de benzină de marca corespunzătoare, iar instituția primește cupoane cu care șoferii vor alimenta mașinile la benzinării.

Cupoanele primite pe baza documentelor de expediere ale furnizorului (factura etc.) se primesc sub formă de documente bănești la casieria instituției, iar în comanda de primire este indicat marca de benzină, seria și numerele acestor cupoane. , denumirea cupoanelor în litri și costul cuponului în ruble (pe baza costului benzinei specificat în contract și factură).

După caz, cupoane pentru dreptul de a primi combustibil sunt emise șoferilor sau unui angajat special desemnat pentru raportare.

De obicei, în scopuri de control, se deschide o carte contabilă specială în care se înregistrează mișcarea cupoanelor.

Combustibilul primit cu cupoane este contabilizat ca inventar al instituției după depunerea unui raport prealabil de către persoana responsabilă cu documente justificative de la benzinăria care a vândut combustibilul în schimbul cuponului.

O instituție de învățământ bugetar, ca parte a activităților sale pentru îndeplinirea unei sarcini de stat (municipale), a primit de la furnizor cupoane pentru 1.000 de litri de benzină AI92 în valoare de 28.000 de ruble. Valoarea cuponului este de 20 l în valoare de 560 rub. Eliberat persoanei responsabile

2 cupoane, pentru care a alimentat mașina, după care a depus raport în avans.

Aceste tranzacții vor fi reflectate în contabilitate în conformitate cu Instrucțiunea nr.  174n in felul urmator:

Carduri de plată expres pentru comunicații celulare și Internet. Angajații instituțiilor folosesc adesea comunicațiile mobile corporative sau primesc compensații pentru utilizarea propriului echipament de comunicații în scopuri comerciale. Un tip de plată utilizat pe scară largă pentru comunicațiile mobile și internet sunt cardurile de plată expres, care sunt achiziționate de o instituție și trebuie înregistrate ca documente monetare.

Pentru a se asigura că inspectorii și autoritățile fiscale nu au întrebări cu privire la legalitatea și oportunitatea plății pentru comunicațiile celulare, instituția trebuie să dezvolte un plan adecvat.

reglementare de guvernare (act de reglementare intern). Acest document ar trebui să conțină o listă a posturilor de angajați care sunt eligibile pentru a primi carduri de plată celulară și condițiile care trebuie îndeplinite (de exemplu, angajații sunt plătiți numai pentru apelurile efectuate în timpul programului de lucru sau este posibil și plata pentru apelurile efectuate). în afara programului de lucru (în weekend)). Este recomandabil să se prescrie procedura pentru ca angajații să își confirme cheltuielile pentru comunicațiile celulare (furnizarea detaliilor negocierilor și o notă a angajatului despre care apelurile au fost apeluri de afaceri).

O instituție autonomă, folosind fonduri din activități generatoare de venituri printr-o entitate responsabilă, a achiziționat 100 de carduri de plată expres cu o valoare nominală de 100 de ruble. pentru o sumă totală de 10.000 de ruble. Aceste documente bănești au fost acceptate la casieria instituției. Deputatului i s-au dat 3 carduri de plată pentru raportare. Persoana responsabilă a depus un raport prealabil cu documente justificative.

Costurile pentru achiziționarea cardurilor de plată pentru telefoane mobile în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n sunt incluse în subarticolul 221„Servicii de comunicare” KOSGU.

În contabilitate, aceste tranzacții vor fi reflectate în conformitate cu Instrucțiunea nr.  183n in felul urmator:

Timbre poștale și plicuri timbrate. În ciuda progresului tehnologic, serviciile poștale rămân în continuare relevante și la cerere. Organizarea expedițiilor poștale este imposibilă fără achiziționarea de ștampile și plicuri marcate, care, conform Instrucțiunii nr. 157n, trebuie luate în considerare ca documente bănești. O eroare de contabilitate tipică este anularea imediată a plicurilor și ștampilelor achiziționate. De exemplu, cum poți justifica eliminarea a 200 de plicuri deodată, chiar dacă 20 de scrisori au fost efectiv trimise într-o lună? Acestea trebuie să fie luate în considerare ca documente bănești și, după caz, emise pentru raportare către persoanele responsabile cu transmiterea corespondenței, care trebuie să întocmească un raport prealabil și să-i anexeze documente justificative. Astfel de documente pot fi un registru al corespondenței trimise, iar în caz de deteriorare, un plic deteriorat atașat procesului-verbal.

Acceptarea în contabilitate și emiterea timbrelor poștale și a plicurilor ștampilate se vor reflecta în contabilitate după cum urmează:

Institutie de stat (Instrucțiunea nr. 162n)		Organizație finanțată de stat (Instrucțiunea nr. 174n)		Instituție autonomă (Instrucțiunea nr. 183n)
Primirea timbrelor și a plicurilor ștampilate la casieria instituției
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Eliberarea de timbre și plicuri marcate pentru raportare
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Bilete de călătorie. Conform Artă. 166,168.1 Codul Muncii al Federației Ruse Pentru angajații a căror activitate permanentă se desfășoară pe șosea sau călătorește în natură, angajatorul rambursează cheltuielile de deplasare asociate călătoriilor de afaceri.

Conform legislației muncii, cuantumul și procedura de rambursare a cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri ale angajaților, precum și lista locurilor de muncă, profesiilor și posturilor acestor angajați sunt stabilite prin contract colectiv, acorduri și reglementări locale. Într-o instituție de învățământ, plata unui bilet de călătorie se poate face către un profesor social a cărui activitate implică deplasări (vizitarea studenților la locul lor de reședință, călătoria pentru a participa la ședințele diferitelor comisii și consilii etc.).

În baza Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n, cheltuielile unei instituții pentru achiziționarea de bilete de călătorie pentru angajații a căror activitate este de natură de călătorie sunt atribuite subarticolul 222„Servicii de transport” KOSGU.

O instituție de învățământ guvernamentală a achiziționat un bilet de autobuz în valoare de 950 de ruble. din septembrie 2013 pentru un profesor social. Plata biletului de călătorie s-a făcut fără numerar pe cheltuiala fondurilor bugetare. Biletul de călătorie a fost introdus la casieria instituției și eliberat profesorului pentru raportare. La sfârşitul lunii, profesorul a depus un raport prealabil cu un document de călătorie deja folosit ataşat.

În contabilitatea unei instituții guvernamentale, aceste tranzacții trebuie reflectate în conformitate cu Instrucțiunea nr. 162n după cum urmează:

Lipsa documentelor de numerar la casierie

Este reglementată procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Centrale a Federației Ruse pe teritoriul Federației Ruse. Regulamentul nr.373-P. Conform clauza 1.11 din această prevedere, măsurile de asigurare a siguranței numerarului în timpul tranzacțiilor cu numerar, depozitarea, transportul, precum și procedura și momentul verificării disponibilității efective a fondurilor sunt determinate de persoana juridică. Aceasta înseamnă că procedura de verificare a casei de marcat și a tranzacțiilor cu numerar este stabilită prin reglementări locale, de exemplu, reglementări privind controlul intern, politici contabile, reglementări privind tranzacțiile cu numerar. În cadrul activităților de control, pe lângă o recalculare completă a numerarului la casierie, sunt verificate și alte valori stocate în casa de marcat, inclusiv documentele bănești.

Pentru a reflecta rezultatele inventarierii documentelor monetare situate la casieria instituției, se utilizează o listă de inventar (foaia de potrivire) a formularelor și documentelor monetare (conform f. 0504086, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse). nr. 173n).

În timpul unei inspecții la casieria unei instituții bugetare, a fost dezvăluită o lipsă de documente monetare - 2 carduri de plată expres cu o valoare nominală de 100 de ruble fiecare. fiecare achiziționat printr-o subvenție pentru implementarea unei sarcini guvernamentale. Persoana responsabilă pentru acest deficit și cuantumul deficitului au fost rambursate de acesta în mod voluntar în natură.

Instituția trebuie să înregistreze situația care a apărut în conformitate cu paragraful 86, 87 , 109 , 110 Instrucțiunile nr.  174n in felul urmator:

Instrucțiuni de aplicare a Planului unificat de conturi pentru autoritățile publice (organe de stat), administrații locale, organe de conducere a fondurilor extrabugetare de stat, academii de științe de stat, instituții de stat (municipale), aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 1 decembrie 2010 nr. 157n.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 15 decembrie 2010 nr. 173n „Cu privire la aprobarea formularelor de documente contabile primare și a registrelor contabile utilizate de autoritățile publice (organisme de stat), administrațiile locale, organele de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat , academiile de stat de științe, instituțiile de stat (municipale) și liniile directoare pentru utilizarea lor."

Procedura de eliberare și înregistrare a cupoanelor pentru furnizarea de mese în mod preferențial în instituțiile de învățământ din Sankt Petersburg.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 21 decembrie 2012 nr. 171n „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind procedura de aplicare a clasificării bugetare a Federației Ruse pentru 2013 și pentru perioada de planificare 2014 și 2015”.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru Contabilitatea bugetară, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 decembrie 2010 nr. 162n.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor bugetare, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 16 decembrie 2010 nr. 174n.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor autonome, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 23 decembrie 2010 nr. 183n.

• cupoane în numerar pentru benzină;

• vouchere achiziționate de organizație;

• timbre;

• alte documente similare.

Această concluzie rezultă din Instrucțiunile pentru planul de conturi.

Valorile mobiliare achiziționate de la alte companii: acțiuni, obligațiuni, cambii etc., nu se califică drept documente monetare. Obligațiile asociate acestora trebuie luate în considerare la contul 58 „Investiții financiare”, și nu la contul 50 „Numerar”. Acest lucru este menționat în paragraful 3 din PBU 19/02.

Documentele monetare ar trebui să fie diferențiate de formularele stricte de raportare. De obicei, documentele bănești sunt întocmite pe formulare stricte de raportare, iar diferența lor față de formulare este că indică faptul că plățile între părți au fost deja efectuate, iar în unele cazuri sunt un document care confirmă acest lucru. De exemplu, în contabilitatea unei organizații care a achiziționat bilete de avion, acestea vor fi reflectate în contul 50-3. Iar formele de bilete de avion care nu au fost încă emise de compania care le vinde vor fi luate în considerare ca formulare stricte de raportare în contul 006.

Situație: cardurile bancare corporative utilizate pentru plata cheltuielilor organizatorice de către persoanele responsabile ar trebui luate în considerare ca parte a documentelor bănești (în contul 50-3)?

Răspuns: nu, nu este necesar.

Un card de plastic este proprietatea băncii care l-a emis. Aceasta înseamnă că trebuie luat în considerare în bilanţul contului 002 „Active de inventar acceptate pentru păstrare” (clauza 18 din Instrucţiunile metodologice aprobate prin Ordinul Ministerului Finanţelor al Rusiei din 28 decembrie 2001 nr. 119n).

Procedura de înregistrare a documentelor monetare depinde de modalitatea de achiziție a acestora. Există două opțiuni:

Organizația achiziționează documente bănești și ulterior le transferă angajaților;

Angajații achiziționează singuri documentele financiare necesare.

Depozitarea documentelor monetare

Păstrați documentele bănești în casa de marcat împreună cu numerarul. În contabilitate, reflectați tranzacțiile cu documente monetare pe subconturi speciale în contul 50-3 „Documente de numerar” (Instrucțiuni pentru planul de conturi). De exemplu, pentru a contabiliza biletele de avion, puteți utiliza contul 50-3 subcontul „Documente de călătorie”, etc.

Reflectați primirea și eliminarea documentelor monetare folosind următoarele înregistrări:

Debit 50-3 Credit 71 (60...)

- documentele băneşti primite (cumpărate);

Debit 71 (73, 91-2...) Credit 50-3

- documentele bănești au fost eliberate salariatului (în cont) sau anulate drept cheltuieli.

Procedura de reflectare a TVA aferente documentelor bănești achiziționate depinde de modul în care sunt întocmite documentele primare pentru achiziția acestora. Dacă TVA-ul este evidențiat într-un document monetar sau documentul a fost primit cu o factură, atunci contabilizați taxa separat în contul 19 „TVA pe valorile achiziționate”. Înregistrați documentul monetar propriu-zis în contul 50-3 „Documente de numerar” la costul său efectiv (Instrucțiuni pentru planul de conturi).

Dacă suma TVA nu este evidențiată într-un document monetar, atunci nu este evidențiată în contabilitate și nu este luată în considerare separat (Instrucțiuni pentru planul de conturi, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 ianuarie 2013 nr. 03-07-11/01).

Contabilitatea deplasarii documentelor de numerar

Situație: modul de aranjare a eliberării documentelor bănești către angajați (contabilizat în contul 50-3)?

Pregătește eliberarea de documente bănești către angajați conform unei declarații elaborate independent.

Toate tranzacțiile comerciale trebuie documentate cu documente primare (clauza 1, articolul 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Cu toate acestea, nu există un formular special pentru înregistrarea documentelor bănești emise angajaților. Asa ca dezvolta-l singur. De exemplu, acesta ar putea fi un extras (carte) de contabilitate pentru circulația documentelor monetare. Acesta poate fi întocmit sub orice formă, dar trebuie să conțină toate detaliile necesare enumerate în paragraful 2 al articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Situație: cum se reflectă în tranzacțiile contabile pentru achiziționarea de cupoane de eliminare a deșeurilor: ca documente bănești sau ca avans emise?

Un cupon de îndepărtare a deșeurilor confirmă încheierea între organizații a unui acord pentru furnizarea de servicii cu plată pentru îndepărtarea și eliminarea deșeurilor pe baza unei plăți în avans (clauza 1 din articolul 779, clauza 1 din articolul 781 din Codul civil). Federația Rusă). Prin urmare, costul cupoanelor care oferă dreptul de a transporta deșeurile menajere la o groapă de gunoi în cursul anului ar trebui să se reflecte în contabilitate ca avansuri emise. După ce a primit o factură în avans de la proprietarul depozitului de gunoi, organizația va putea deduce TVA în valoarea plății anticipate transferate (clauza 12 a articolului 171 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Întrucât organizația transportă deșeuri la depozitul de gunoi și primește facturi care confirmă cantitatea de deșeuri îngropate, va ține cont de costul serviciilor corespunzătoare în cheltuieli (clauza 18 din PBU 10/99). Totodată, avansurile și datoria transferate pentru serviciile achiziționate vor fi rambursate reciproc.

Valoarea TVA-ului aferentă alocată în factura pentru serviciile de eliminare a deșeurilor este deductibilă dacă sunt îndeplinite toate condițiile obligatorii (clauza 2 a articolului 171 din Codul fiscal al Federației Ruse). Restabiliți TVA-ul pentru avansul acceptat pentru deducere (subclauza 3, clauza 3, articolul 170 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În funcție de modul în care au fost achiziționate cupoanele, prin transfer bancar sau printr-o persoană responsabilă, faceți înregistrările corespunzătoare în contabilitate.

În cazul achiziției fără numerar de cupoane:

Debit 60 subcontul „Decontări la avansuri emise” (76 subcont „Decontări la avansuri emise”) Credit 51

- au fost plătite cupoane pentru eliminarea deșeurilor;

Debit 68 subcont „Calcule pentru TVA” Credit 76 subcont „Calcule pentru TVA din avansuri emise”

- TVA transferata furnizorului in costul bonurilor de eliminare a deseurilor este acceptata pentru deducere.

Deoarece serviciile de îndepărtare a deșeurilor sunt furnizate:

Debit 20 (44) Credit 60 subcont „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)” (76 subcont „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)”)

- costul serviciilor de eliminare a deșeurilor este luat în calcul în cheltuieli;

Debit 19 Credit 60 subcont „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)” (subcontul 76 „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)”)

- în costul serviciilor de eliminare a deșeurilor se ia în calcul TVA-ul aferent;

Debit 68 subcont „Calcule TVA” Credit 19

- acceptat pentru deducerea TVA aferentă costului serviciilor de eliminare a deșeurilor;

Debit 76 subcont „Calcule pentru TVA la avansuri emise” Credit 68 subcont „Calcule pentru TVA”

- TVA la plata în avans, acceptată anterior spre deducere, a fost restabilită;

Debit 60 subcontul „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)” (subcontul 76 „Decontări pentru bunuri achiziționate (lucrări, servicii)”) Credit 60 subcont „Decontări pentru avansuri emise” (subcontul 76 „Decontări pentru avansuri emise”)

- se creditează un avans în cuantumul costului serviciilor de eliminare a deșeurilor.

Dacă o organizație achiziționează cupoane printr-o persoană responsabilă, modelul de postare se va schimba. Cheltuielile efectuate printr-o entitate responsabilă vor trebui reflectate în contabilitate în ziua în care raportul de cheltuieli este aprobat.

Cupoanele de eliminare a deșeurilor achiziționate în sine, care nu au fost încă utilizate și sunt stocate în organizație, ar trebui înregistrate într-un cont în afara bilanţului. De exemplu, la contul 015 „Cupoane (pase)”. În plus, pentru un control mai detaliat al mișcării acestor documente (emitere și returnare), este indicat să se țină un jurnal al primirii și emiterii cupoanelor.

Documente în numerar printr-o persoană responsabilă

Dacă documentele bănești au fost achiziționate printr-o persoană responsabilă și utilizate imediat de aceasta, atunci acestea nu sunt creditate în contul 50-3 „Documente de numerar”. Această concluzie rezultă din Instrucțiunile pentru planul de conturi. De exemplu, un angajat într-o călătorie de afaceri a cumpărat un bilet de avion pentru a se întoarce înapoi. În acest caz, costul biletului de avion după aprobarea raportului în avans este anulat drept cheltuieli:

Debit 20 (25, 26...) Credit 71

- achiziționarea unui bilet de avion se reflectă în cheltuielile de călătorie.

În acest caz, organizația nu trebuie să formalizeze separat achiziția de documente și să le emită unei persoane responsabile și, de asemenea, să mențină o declarație (carte) de contabilitate pentru circulația documentelor monetare.

Un exemplu de reflectare în contabilitate a tranzacțiilor pentru emiterea de documente monetare către un angajat și achiziționarea lor în mod independent

LLC Trading Company Hermes a achiziționat un bilet de avion în valoare de 3.540 de ruble. (inclusiv TVA - 540 de ruble) și l-a emis unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia contracte de vânzare de bunuri. Valoarea TVA aferentă prețului biletului de avion este alocată în factura primită de organizație.

În plus, angajatul a primit 3.540 de ruble. pentru a cumpăra un bilet de avion dus-întors. Organizația nu a putut cumpăra un bilet în avans.

Pentru a contabiliza biletele de avion, contabilul folosește contul 50-3 subcontul „Documente de călătorie”. Pentru a reflecta tranzacțiile cu numerar în ruble, contabilul a deschis un subcont „Numerar în ruble” în contul 50 „Numerar”.

În contabilitate s-au efectuat următoarele înregistrări:

Debit 60 Credit 51
- 3540 rub. - bilet de avion plătit;
Debit 50-3 subcont „Documente de călătorie” Credit 60
- 3000 de ruble. - a primit bilet de avion;
Debit 19 Credit 60
- 540 de ruble. - se ia in calcul TVA la costul biletului de avion (pe baza facturii primite);
Debit 71 Credit 50-3 subcont „Documente de călătorie”
- 3000 de ruble. - a fost eliberat un bilet de avion unui angajat pentru o călătorie de afaceri;
Debit 71 Credit 50 subcont „Numerar în ruble”
- 3540 rub. - angajatului i s-au acordat fonduri pentru achiziționarea unui bilet de avion dus-întors (în suma totală a avansului pentru călătoria de afaceri).

Într-o călătorie de afaceri, angajatul a cumpărat un bilet dus-întors pentru 3.540 de ruble. Suma TVA nu este alocată separat pe bilet.

După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul a depus un raport în avans pentru călătoria de afaceri la departamentul de contabilitate, la care a atașat bilete de avion spre și de la călătoria de afaceri.

În acest caz, contabilul organizației a făcut următoarele înregistrări în contabilitate:

Debit 44 Credit 71
- 3000 de ruble. - costul unui bilet la locul călătoriei de afaceri a fost anulat;
Debit 68 subcont „Calcule TVA” Credit 19
- 540 de ruble. - sub rezerva deducerii TVA din costul unui bilet la locul deplasarii de afaceri;
Debit 44 Credit 71
- 3540 rub. - costul biletului de întoarcere a fost anulat.

Instituțiile municipale și de stat folosesc în activitățile lor documente monetare. În contabilitatea bugetară sunt mijloace de plată cu valoare nominală. Aceste instrumente sunt folosite în cazurile în care au fost efectuate plăți, dar serviciile plătite de acestea nu au fost încă furnizate.

Documentele de numerar sunt...

Un exemplu de instrumente financiare luate în considerare sunt bonurile alimentare plătite, combustibilul și lubrifianții, uleiul. În politica contabilă, organizația caracterizează principalele aspecte ale activităților sale. De asemenea, definește o listă de documente monetare care vor fi utilizate în activitățile de afaceri. La alegere, instituția este ghidată de paragraful 169 din Instrucțiunea nr. 157n. Conform prevederilor, documentele monetare sunt:

1. Notificări pentru transferuri poștale.
2. Deplasări plătite la centre turistice, sanatorie, case de odihnă. Excepție fac trimiterile primite de instituții de la direcțiile regionale ale Fondului de Asigurări Sociale, gratuit de la sindicate, organizații publice și alte organizații.
3. Timbre poștale și plicuri cu ele.

O instituție poate include și altele documente monetare. Acest poate fi:

1. Bilete de călătorie utilizate în transportul public.
2. Carduri de plată pentru comunicații celulare, apeluri internaționale/la distanță lungă, acces la Internet.
3. Bilete de cale ferată și de avion.

Nuanțe

Documentele de numerar sunt active circulante,în esenţa sa. Conform Instrucțiunilor, acestea trebuie depozitate la casieria instituției. Primirea și emiterea trebuie documentate cu ordinele de primire/cheltuieli. Formularele acestora din urmă au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 173n. Ordinele de încasări/cheltuieli trebuie înregistrate în jurnalul corespunzător, separat de documentele care înregistrează tranzacțiile în numerar.

Contabilitate

Documente de bani reflectate pe foi separate din registrul de casă. În același timp, sunt marcate „Stoc”. Analytics ia în considerare informațiile despre fonduri și tranzacțiile de decontare în funcție de tipul cardului. Cardul este deschis cu înregistrări asupra sumelor rămase la începutul anului. Informațiile curente sunt introduse cel târziu în ziua următoare datei operațiunii. La sfârșitul lunii se calculează soldurile totale.

Bonuri

Acestea sunt furnizate pe bază de raport. Organizarea recreerii în sanatorie trebuie să fie prevăzută de carte sau alt act local al instituției. După întoarcere, angajații furnizează un raport în avans, la care este atașat talonul de bilet (cupon de retur).

bilete

Atunci când le cumpărați în avans, este necesar să le depozitați. Biletele achiziționate se predau casieriei. Le înregistrează ca . Biletele se eliberează angajaților a căror activitate implică deplasări constante.

Carduri de plată

Acestea sunt de obicei achiziționate de la operatori. Fiecare card are un număr individual. Instituția trebuie să elaboreze și să aprobe un act local care reglementează utilizarea comunicațiilor. Acesta definește lista angajaților care au dreptul să primească un card de plată, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească atunci când îl utilizează. De exemplu, se oferă compensații pentru costul apelurilor efectuate în timpul programului de lucru. În plus, ar trebui reglementată procedura de confirmare a personalului a cheltuielilor efectuate.

Bonuri de masa

Legislația stabilește o listă cu categoriile de studenți cărora instituția trebuie să le ofere gratuit mesele de prânz și micul dejun. Mesele sunt oferite folosind cupoane. Acestea trebuie să conțină următoarele detalii:

1. Număr.
2. Valabilitate.
3. Fel de mancare.
4. Preț.
5. Ştampila instituţiei.
6. Semnătura angajatului responsabil.

Cupoane de combustibil

În cazul în care, conform contractului, se face plata pentru volumul stabilit de combustibil și lubrifianți marca corespunzătoare, documentele pe care instituția le primește pentru realimentarea de către șoferii de vehicule sunt contabilizate în numerar. Cupoanele sunt emise după cum este necesar angajatului responsabil pentru raportare. Combustibilul este primit sub formă de inventar după furnizarea unui raport în avans. Este însoțit de documente justificative de la benzinăria care a umplut autovehiculul în schimbul documentelor de numerar.

Postări

Atunci când ține înregistrările, contabilul trebuie să reflecte informații despre primirea documentelor bănești la casierie:

1. Ca parte a decontărilor dintre instituția principală și diviziile acesteia.
2. Gratuit de la agențiile guvernamentale pe baza unui certificat de acceptare.
3. Ca parte a despăgubirilor pentru daune în natură.
4. Surplusul identificat în timpul inventarierii. Sursa de informații va fi raportul de audit relevant.
5. Gratuit de la instituția principală la unități.

În plus, specialistul trebuie să reflecte informații cu privire la eliberarea și eliminarea documentelor în caz de furt, lipsă, deteriorare, inclusiv din caz de forță majoră.

Baza normativă

Contabilitatea documentelor care acționează ca mijloc de plată se efectuează în cont. 201 35 000. La întocmirea evidenţelor privind circulaţia instrumentelor financiare, specialiştii trebuie să se îndrume de Instrucţiunea nr. 157n. Acest document a aprobat Planul Unificat de Conturi pentru autoritățile de stat și teritoriale, academiile de științe de stat și organele de gestionare a fondurilor extrabugetare ale statului. În plus, recomandările sunt prezente în Instrucțiunea nr. 174n. Acest document a aprobat Planul de Conturi pentru instituțiile bugetare și explicațiile la acesta.

Casa de casă a organizației poate stoca nu numai numerar, ci și documente bănești. Acestea includ bonuri plătite pentru case de vacanță și sanatorie, timbre poștale și cambie, timbre de stat, bilete de avion plătite, bilete de călătorie etc. Documentele monetare trebuie depozitate într-un dulap ignifug din casa de marcat a organizației până când sunt transferate la destinație. Persoana responsabilă financiar pentru păstrarea documentelor monetare este casieria organizației.

Documentele de numerar sunt întocmite în același mod ca numerarul din casa de marcat a organizației, folosind ordinele de numerar de intrare și de ieșire, pe baza cărora se întocmește un raport privind mișcarea documentelor de numerar. Acest raport indică câte și ce fel de documente bănești au fost primite, valoarea acestora, precum și ce documente bănești au fost emise, cui și pentru ce sumă. Informațiile din raportul privind afișarea și emiterea documentelor monetare sunt utilizate pentru contabilitatea analitică, ale cărei registre pot fi o carte de contabilitate pentru circulația documentelor monetare după tipurile lor individuale. Separarea acestei părți a tranzacțiilor cu numerar într-un subcont separat se datorează compoziției diverse a documentelor monetare și evaluării acestora în funcție de valoarea costurilor efective de achiziție.

Contabilitatea sintetică a acestor valori se menține în subcontul „Documente de numerar” în contul 50 „Cash”. Contabilitatea analitică a documentelor monetare se realizează pe tipurile acestora. Debitul acestui cont reflectă costul documentelor achiziționate în corespondență cu conturile de numerar și de decontare. Călătoriile la sanatorie, pensiuni etc., plătite în numerar, sunt reflectate în înregistrarea contabilă:

Debit 50 „Numerar”, subcont „Documente de numerar”

Credit 50 „Numerar”, subcontul „Numerar al organizației” sau 51 „Conturi de numerar”

La emiterea de bonuri către angajați gratuit sau cu plată parțială, se face o notă.

Debit 50 „Numerar” - pentru suma plății parțiale efectuate de angajat,

Debit 69 „Calcule pentru asigurări sociale și securitate”,

91 „Alte venituri și cheltuieli” - pentru sumele plătite din fondurile de asigurări sociale sau organizație (în conformitate cu termenii contractului colectiv)

Credit 50 „Numerar”, subcont „Documente de numerar”.

Tabelul 2.3

Operațiuni de achiziție și emitere de documente bănești

Document primar		Conturile corespondente
Factură, raport în avans	Documentele de numerar achiziționate în numerar au fost introduse în casa de marcat.
Factură (factură)	Documentele de numerar achiziționate prin transfer bancar (plătite dintr-un cont curent) au fost introduse în casa de marcat.
Declaratie de emitere bonuri, comanda de la seful organizatiei, certificat contabil-calcul	Un voucher a fost emis unui angajat al unei organizații la costul integral sau cu plată parțială: Referitor la fondurile aduse de angajat Pentru suma costului călătoriei plătită pe cheltuiala organizației
	Documentele de călătorie au fost eliberate unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri
Jurnalul de primire și eliberare a documentelor bănești	Au fost emise timbre poștale, timbre de stat etc., în scopuri de raportare, pentru utilizarea acestor documente în scopul destinat.
	Se reflectă cantitatea deficiențelor identificate în timpul inventarierii documentelor monetare.
Lista de inventar (formular nr. INV-16), certificat contabil	Se reflectă valoarea pierderilor de documente bănești din cauza circumstanțelor de urgență

Documentele monetare includ: timbre poștale și cambie, bilete de avion plătite, bonuri plătite, cupoane de mâncare plătite etc.

Documentele de numerar sunt luate în considerare la evaluarea costurilor reale ale achiziției lor. Contabilitatea primirii și radierii documentelor bănești se documentează și prin emiterea de chitanțe de numerar și ordine de cheltuieli (formulare nr. KO-1 și nr. KO-2). Departamentul de contabilitate deschide o carte pentru înregistrarea mișcării documentelor de numerar, în care casieria face înregistrări. Un raport privind documentele monetare primite și emise este întocmit de casier în registrul de casă (Formular nr. KO-4).

Până în prezent, nu există formulare unificate pentru înregistrarea documentelor monetare. Prin urmare, organizația însăși poate crea și aproba formularele necesare în politicile sale contabile în scopuri contabile.

Casiera înscrie ordinele de numerar de intrare și de ieșire în registrul de circulație a documentelor monetare, care este un registru de contabilitate analitică a documentelor monetare. Contabilitatea analitică a documentelor monetare se realizează pe tipurile acestora. O dată sau de două ori pe lună, casierul întocmește un raport în registrul de casă privind documentele de numerar primite și ieșite.

Documentele de numerar sunt contabilizate în subcontul 50-3 „Documente de numerar” pentru care se pot face următoarele înregistrări:

Dt 50/3 Kt 71 – casa de marcat a primit documente bănești achiziționate prin persoane responsabile.

Dt 50/3 Kt 60, 76 – au fost primite documente bănești achitate prin virament bancar de la diverse persoane juridice.

Dt 50/3 Kt 91 - la efectuarea inventarierii s-au identificat documente bănești excedentare în casa de marcat.

Dt 26,44 Kt 50/3 – documentele bănești folosite pentru nevoile afacerii sunt anulate.

Dt 71 Kt 50/ 3 – au fost emise documente bănești spre raportare.

Dt 70 Kt 50/3 – s-a făcut o deducere din salariul salariatului pentru a contabiliza documentele bănești eliberate.

Dt 91 Kt 50/3 – documente bănești anulate în parte din costul plătit pe cheltuiala organizației (vouchere, bonuri de mâncare).

Dt 91 Kt 50/3 – vânzare documente bănești.

Dt 94 Kt 50/3 – s-a constatat lipsa documentelor bănești la casierie.

Contabilitatea sintetică se ține în raport - tipărit „jurnal și extras” pentru contul 50/3.

Întrebări de control

1) Ce documente de reglementare reglementează procedura de menținere a unei case de marcat și a tranzacțiilor cu numerar?

2) Ce documente sunt folosite pentru a documenta mișcarea fondurilor și a documentelor monetare la casieria organizației?

3) Ce subconturi sunt deschise pentru contul 50? Numiți principalele operațiuni pe subconturi în contul 50 și indicați ordinea reflectării lor în contabilitate.

4) Care este procedura de întocmire și verificare a registrului de numerar al organizației?

5) Cum se realizează contabilitatea sintetică și analitică a fondurilor și a documentelor monetare la casieria organizației?

6) Poate o organizație să păstreze bani peste limita stabilită în casa de marcat? In care caz?

7) Care este limita pentru plățile în numerar între persoane juridice în cadrul unui singur acord.

8) Casiera a permis lipsa de numerar în casa de marcat. Dați succesiunea tranzacțiilor.

9) Cum este stabilită limita de numerar?

10) Sancțiuni pentru încălcarea tranzacțiilor cu numerar?

11) Ce se referă la documentele monetare?