Contabilitatea conturilor de plătit și a altor tranzacții. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile - instrucțiuni pas cu pas 3 Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile

Fiecare instituție se confruntă în mod regulat cu problema contabilității decontărilor cu persoane responsabile. Cu toate acestea, unele reguli de calcul se schimbă periodic.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și ESTE GRATUIT!

Prin urmare, devine necesar să ne dăm seama care este responsabilitatea unui contabil, dacă este necesar să se încheie un acord cu o persoană responsabilă și ce să facă dacă persoana responsabilă a achiziționat materiale pe cheltuiala sa.

Puncte generale

Entitățile comerciale se confruntă adesea cu nevoia de a plăti bunurile în numerar.

În unele cazuri, acest lucru vă permite să reduceți semnificativ timpul de îndeplinire a obligațiilor conform.

Decontările în numerar ale întreprinderii se efectuează și prin intermediul unor persoane responsabile, de exemplu, la achitarea datoriilor către buget. Decontările cu persoane responsabile sunt clasificate drept tranzacții în numerar.

Această practică este inerentă fiecărei organizații. Emiterea de bani prin casieria unei întreprinderi are loc de obicei atunci când salariile sunt plătite sau în timpul.

Numerarul este un instrument financiar destul de atractiv atunci când se efectuează plăți pentru bunuri sau servicii.

Cu toate acestea, pentru a preveni abuzul, guvernul a stabilit anumite restricții pentru persoanele juridice. Practica internațională conține standarde contabile similare.

Procedura de eliberare a banilor către angajații responsabili prevede următoarele:

1. Prezența unui ordin scris al directorului întreprinderii.
2. Lista persoanelor care pot primi bani.
3. Suma sumei contabile.
4. Termenele limită de rambursare.
5. Termenele limită pentru depunerea rapoartelor privind cheltuielile.
6. Respectarea procedurii de emitere a banilor responsabili către persoanele afișate în comandă.
7. Respectarea procedurii de eliberare a fondurilor către persoanele care au raportat plăți în avans.
8. Avertisment cu privire la interzicerea transferului de bani responsabili între angajați.

Separat, trebuie spus că prezentarea documentară a operațiunilor este parte integrantă a activității economice a fiecărei întreprinderi.

În plus, fiecare tranzacție trebuie să fie însoțită de un document justificativ. Pe baza documentelor primare se formează ulterior contabilitatea.

Dacă vorbim despre decontări cu persoane responsabile, atunci, de obicei, organizațiile creează o secțiune de contabilitate separată.

În întreprinderile mici, responsabilitatea pentru menținerea contabilității primare a operațiunilor poate fi atribuită unui contabil care înregistrează decontări în numerar.

Noțiuni de bază

Mai jos vom lua în considerare câteva definiții de bază care se găsesc în contabilitate:

Contabilitate	Aceasta este o înregistrare și o analiză continuă a datelor care vă permite să obțineți informațiile necesare despre starea proprietății, datorii și activele întreprinderii. Include, de asemenea, orice modificări care apar în cursul activității organizației.
Persoane responsabile	Funcționarii cărora li se cere să prezinte un raport scris despre modul în care au folosit fondurile eliberate
Contabilitatea decontărilor	Afișarea documentară a tranzacțiilor pentru decontări cu contrapărți
Contabilitate sintetică	Contabilitatea informațiilor contabile finale privind tipul de proprietate, obligațiile întreprinderii și tranzacțiile comerciale, care este creată pe baza caracteristicilor economice specifice
Contul 71	Servește pentru afișarea sumei datoriilor față de companie. Acest cont arată, de asemenea, suma nerambursată a cheltuielilor excesive.
Auditor	Persoană fizică care se ocupă de verificarea activităților financiare și economice ale întreprinderii

Cine face calculul

Emiterea sumelor contabile se efectuează de către casier pe baza de. În acest caz, documentele de numerar trebuie să fie certificate de directorul și contabilul șef al instituției.

Atunci când emite fonduri responsabile, organizația trebuie să respecte. Numerarul este eliberat de la casieria întreprinderii pe baza.

În ceea ce privește pregătirea unui document de numerar, precum și înregistrarea ulterioară a acestuia în, aceasta este responsabilitatea angajatului care este responsabil pentru efectuarea unor astfel de operațiuni.

Și numai după aceea documentul este transferat la casierie pentru executare. Documentul nu este eliberat destinatarului sumelor contabile.

Această procedură elimină introducerea de informații eronate în documentul de cheltuieli. Ca urmare, casieria nu va fi trasă la răspundere pentru greșelile altora.

Reglementare de reglementare

Documentul de reglementare de bază care reglementează relațiile de muncă este Codul Muncii al Federației Ruse. Contabilitatea operațiunilor comerciale ale întreprinderii se efectuează pe baza.

Pentru autoritățile publice, a fost elaborat un Plan contabil unificat (). Instrucțiuni de utilizare aprobate.

Atunci când efectuează tranzacții cu numerar, organizațiile și antreprenorii trebuie să țină cont.

Procedura de efectuare a plăților în numerar este aprobată prin Directiva Băncii Centrale nr. 3073-U.

În instituțiile bugetare, decontările cu angajații responsabili se pot face în baza prevederilor:

În acest caz, emiterea de numerar poate avea loc prin virarea acestora pe cardul bancar al angajatului. Pentru a face acest lucru, prevederea privind emiterea de bani ar trebui să aibă o clauză corespunzătoare.

Gradul de detaliere a tipului de plăți în documentul local este determinat de întreprindere în mod independent. O poziție juridică similară este stabilită în.

Eliberarea banilor conform raportului se face exclusiv prin ordin al directorului întreprinderii. Baza pentru transferul de fonduri este.

Legea nu prevede restricții cu privire la valoarea plăților. Dar, dacă persoana responsabilă achiziționează bunuri în interesul instituției, atunci atunci când plătiți în numerar, trebuie să respectați limitele stabilite pentru persoanele juridice.

În cadrul unui singur acord, suma plății nu trebuie să depășească 100 de mii de ruble. ().

Există anumite restricții privind achiziționarea de produse de la un singur furnizor. Legea introduce, de asemenea, o limită anuală a sumei totale a cumpărăturilor.

Prin urmare, societatea trebuie să controleze cuantumul deducerilor în cursul anului calendaristic. Pentru a face acest lucru, trebuie să aprobi un document care definește procedura de achiziție prin angajați responsabili.

Documentul trebuie să indice persoana responsabilă care se va asigura că limita nu este depășită. De obicei, în acest scop este implicat un specialist în achiziții.

După aprobarea candidaturii, angajații responsabili vor trebui să coordoneze cererile pentru emiterea de bani pentru nevoi de producție.

Plata în avans este permisă numai cu condiția ca persoana responsabilă să nu aibă datorii pe bani pentru care este momentul să depună un raport în avans (paragraful 214 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 157).

Se aprobă forma documentului. Dacă angajatul nu se prezintă la timp, atunci banii nu îi sunt emiși.

Prin urmare, înainte de emiterea sumei de bani declarate, contabilul trebuie să verifice dacă nu există creanțe.

Dacă există o datorie, atunci trebuie să verificați termenele limită pentru depunerea raportului. Avansul se acordă angajatului responsabil, dacă termenele specificate nu au expirat.

După expirarea acestora, angajatul responsabil este obligat să prezinte documente privind utilizarea banilor și documente care să confirme că banii primiți au fost creditați la materialele achiziționate.

Pentru aceasta, angajatului i se acordă o perioadă de 3 zile. Verificarea raportului se realizează în termenul stabilit de director în ordinul aferent.

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile

Lista persoanelor care au posibilitatea de a primi bani conform raportului este determinată de documentația de reglementare sau actele locale interne ale întreprinderii.

Emiterea de bani trebuie să fie însoțită de afișarea următoarelor date:

• scopul cheltuielii;
• termeni;
• suma în avans.

Mandatul de numerar pentru cheltuieli trebuie să fie înregistrat în registru. Raportul de avans servește ca dovadă scrisă a utilizării intenționate a banilor emiși.

Pe baza acesteia, fondurile sunt anulate. Modul în care sunt făcute postările despre banii cheltuiți de persoana responsabilă în scopuri de producție va fi discutat mai jos.

Postări de bază

Afișările la acordarea unui avans unui angajat al unei întreprinderi comerciale pentru cheltuieli de călătorie se fac după cum urmează:

Raportul trebuie să fie însoțit de documente care să confirme costurile suportate și că materialele au fost primite de întreprindere.

Conform sumelor contabile, organizația efectuează următoarele înregistrări:

Suma de bani nereturnată de angajat în timp util este afișată după cum urmează:

Reținerea sumelor desemnate se stabilește după cum urmează:

Înregistrările contabile la emiterea de bani de la o instituție către un angajat responsabil se efectuează după cum urmează:

Dt 0 208XX 560	Acumularea creantelor
Kt 0 20134 610	Bani emisi de la casieria întreprinderii
Kt 0 20135 610	Eliminarea documentelor financiare de la casierie
Kt 0 20111 610	Retragerea banilor dintr-un cont de trezorerie
Kt 0 20121 610	Transferarea banilor la bancă
Kt 1 30405 XXX	Calcule asupra platilor din buget cu fin. corp

O creștere a creanțelor unui angajat responsabil are loc la plata de către acesta a unui anumit produs prin card bancar.

Prin urmare, contabilul trebuie să controleze tranzacțiile de cheltuieli pentru a reflecta la timp datoria și obligațiile organizației.

Atunci când îndepliniți sarcinile, trebuie să vă ghidați după fișa postului a contabilului.

Înregistrările la transferul de bani pe un card de întreprindere în decurs de o zi lucrătoare sunt reflectate după cum urmează:

Dacă banii au fost creditați pe cardul companiei într-o altă zi lucrătoare, atunci postările se fac astfel.

Primul:

Al doilea:

Dacă angajatul a retras banii contabili primiți pe card sau a plătit bunuri cu acesta, atunci afișarea se face după cum urmează:

După aprobarea raportului de către directorul întreprinderii, înscrierile se fac după cum urmează:

La returnarea banilor, înscrierea se face astfel:

După cum puteți vedea, nu numai emiterea de fonduri este reflectată în evidență, ci și returnarea sumelor contabile.

Reflecție în bilanț (activ sau pasiv)

Decontările cu destinatarii sumelor contabile sunt afișate pe contul activ-pasiv 71 „Decontări cu angajați responsabili”.

Dacă angajatul responsabil și-a cheltuit banii, atunci aceștia sunt rambursați de către întreprindere, cu condiția ca angajatul să furnizeze documente justificative.

Verificarea calculelor

Societatea poate angaja un auditor pentru verificarea calculelor. Următoarele documente sunt supuse verificării:

1. Rapoarte de cheltuieli.
2. Jurnalele de înregistrare.
3. Lista persoanelor îndreptățite să primească sume contabile.
4. Estimări ale costurilor de reprezentare.
5. Cereri pentru emiterea de bani.
6. Documente justificative.

Rezultatul auditului este un raport de audit. Acest document are semnificație juridică pentru toate entitățile comerciale și agențiile guvernamentale.

Deoarece aceștia sunt răspunzători numai pentru vătămarea intenționată, inclusiv pentru daunele cauzate în stare de ebrietate. Prin urmare, această categorie de angajați nu primește sume contabile.

Ce probleme pot apărea în timpul inventarierii?

Verificarea stării așezărilor face parte din inventar, care se efectuează în ajunul întocmirii rapoartelor anuale ().

În timpul inventarierii pot apărea următoarele probleme:

1. Discrepanțe între proprietatea reală și datele contabile.
2. Salariile neplătite.
3. Conturi de plătit sau de primit nejustificate.
4. Lipsa unui ordin asupra persoanelor responsabile cu dreptul de a primi bani.
5. Incoerența listei persoanelor care pot primi sume contabile cu datele efective.
6. Lipsa raportărilor anticipate asupra sumelor pentru care a expirat termenul de depunere a raportului.
7. Lipsa documentelor justificative etc.

Ce trebuie să faceți dacă este emisă o scrisoare de credit

O scrisoare de credit înseamnă o obligație monetară condiționată a unei bănci, care este emisă în numele unui client în interesul contrapărții sale.

Pe baza acestei comenzi, instituția de credit va trebui să efectueze o plată către furnizor. Baza transferului de bani sunt documentele prevăzute de acreditiv.

Dacă o acreditivă este deschisă de către o instituție bugetară, atunci dimensiunea acesteia nu trebuie să depășească limita finanțării bugetare corespunzătoare. Cablajul se face după cum urmează:

La furnizarea de documente false

Documentele financiare primare trebuie întocmite în conformitate cu cerințele legislației ruse.

Detalii obligatorii:

• Titlul documentului;
• codul formularului;
• Data pregătirii;
• numele organizației care a emis documentul;
• esența operațiunii;
• numele posturilor persoanelor care răspund de operațiune;
• semnătura funcționarului autorizat.

În lipsa semnăturii contabilului-șef, documentul este considerat nul și nu trebuie acceptat spre executare. În ceea ce privește documentele false, legea prevede răspunderea penală pentru furnizarea acestora.

Procedura de decontare cu persoane responsabileare multe subtilități și nuanțe. Pentru a le înțelege, trebuie să parcurgeți în mod constant de la execuția documentelor primare până la pregătirea bilanţului anual. Toate acestea vor fi discutate în articolul nostru.

Organizarea contabilitatii decontarilor cu persoane responsabile

Un contabil ar trebui să organizeze contabilitatea decontărilor cu contabilii, care se asigură că toate formalitățile documentare sunt respectate la emiterea de bani pentru un raport. Dacă el însuși le emite de la casierie, ei încheie cu el. La transferul de bani prin transfer bancar, un astfel de acord nu este întocmit.

Fluxul documentelor:

• Liderul publică El aprobă lista persoanelor care au dreptul să ia bani conform raportului. Lista include angajații cu care s-au încheiat contracte de muncă sau contracte de drept civil (scrisoarea Băncii Centrale a Federației Ruse din 02.10.2014 Nr. 29-R-R-6/7859).

• Angajatul scrie În locul unei cereri, este permisă eliberarea de sume contabile pe baza unui ordin din partea șefului (clauza 6.3 din instrucțiunea Băncii Federației Ruse „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar” din 11 martie , 2014 Nr. 3210-U). În acest caz, ordinul trebuie să conțină numele complet al persoanei responsabile, suma numerarului emisă în baza raportului, perioada pentru care sunt emise fondurile, semnătura șefului, data și numărul de înregistrare a documentului (scrisoare). a Băncii Centrale a Federației Ruse din data de 06.09.2017 Nr. 29-1- 1-OE/20642).
• Contabilul dă bani angajatului de la casierie sau îi transferă prin transfer bancar. Ministerul de Finanțe este împotriva transferului de bani către un contabil pe un card de salariu.

• Contabilul alcătuiește, care este transferat la departamentul de contabilitate.

• Contabilul anexează societăţii pe acţiuni documente care confirmă cheltuielile efectuate. Contabilul este obligat să verifice conformitatea acestora cu lista de documente specificată în SA. Verificarea raportului, aprobarea și decontarea finală au loc în termenul stabilit de manager.
• Pe baza setului de documente primit, contabilul le realizeaza pe cele corespunzatoare in registrele contabile si contabile fiscale.

NOTĂ! Organizația are dreptul de a nu utiliza formularul unificat AO-1. Vă puteți crea propriul formular de raportare a fondurilor utilizate, dacă acesta conține detaliile solicitate enumerate la alin. 2 al art. 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 Nr.402-FZ.

Modificări ale decontărilor cu persoane responsabile în 2017

Decontarile cu contabilii in 2017 au suferit modificari semnificative in ceea ce priveste documentarea responsabilitatii. Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse din 19.06.2017 nr. 4416-U (intrat în vigoare la 19.08.2017) organizațiilor și antreprenorilor li se permite să emită fonduri conform raportului, fie pe baza cererii unui angajat. sau un document administrativ al conducerii întreprinderii. O altă inovație prevăzută de Direcția nr. 4416-U: este permisă eliberarea de bani în baza procesului verbal chiar și angajaților care nu au raportat cu privire la plata avansului anterior.

Modificări minore au afectat și procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar.

Citiți mai multe despre ei în articol.

Contabilitatea tranzactiilor si analiza decontarilor cu persoane responsabile in anul 2017

Contabilitatea și analiza decontărilor cu contabilii sunt necesare pentru a îmbunătăți controlul asupra lucrului cu aceștia. Acest lucru va ajuta la stabilirea fiabilității și oportunității tranzacțiilor cu bani emise în baza raportului.

1. Sarcinile analizei:

1.1. Controlați scopul emiterii sumelor subraportului, și anume:

• cheltuieli pentru nevoile economice și administrative ale întreprinderii;
• cheltuieli de calatorie;
• cheltuieli de distractie;
• cheltuieli pentru achiziționarea de bunuri și materiale, stocuri sau mijloace fixe;
• decontari prin contracte de furnizare.

1.2. Monitorizați cu atenție dimensiunea, termenii de emisiune și returnarea banilor:

• furnizarea SA sau restituirea fondurilor necheltuite trebuie să aibă loc în cel mult 3 zile lucrătoare de la data specificată în cererea de eliberare a banilor conform raportului sau din ziua în care angajatul pleacă la muncă;
• suma de bani emisă în temeiul raportului nu este limitată în niciun fel, dar există o restricție privind decontările în numerar între un angajat ca reprezentant al unei organizații sau un antreprenor individual și o contrapartidă - nu mai mult de 100.000 de ruble. în cadrul unui singur acord (clauza 6 a instrucțiunii Băncii Federației Ruse „Cu privire la decontările în numerar” din 07.10.2013 nr. 3073-U).

Citiți mai multe despre decontări în numerar între persoane juridice.

1.3. Verificați corectitudinea și caracterul complet al completării documentației primare.

1.4. Identificați faptele de încălcare a actelor locale și de reglementare.

2. Contabilitatea tranzacțiilor cu persoane responsabile

Toate tranzacțiile cu contabilii sunt reflectate în cont. 71. Acest cont este activ-pasiv. Efectuarea analizei contabilitatii analitice si sintetice a contului. 71, putem controla munca cu contabilii.

Datele contabile sintetice ne vor arăta:

• soldul Dt 71 indică faptul că salariatul nu s-a raportat pentru banii luați;
• soldul Kt 71 - angajatul a avut depăşire.

Dacă contabilitatea analitică este organizată corect, atunci va fi posibil să se vadă nu numai suma datoriilor sau a cheltuielilor excesive, ci și: data, numele de familie, funcția contabilului și scopul vizat al avansului.

Cum și de ce reflectă decontările cu persoanele responsabile în bilanț

Activitatea contabililor este parte integrantă a vieții financiare și economice a organizației și este reflectată în multe conturi ale contabilității și, prin urmare, reflectată în pozițiile bilanțului.

Există un echilibru în fiecare organizație independentă din punct de vedere economic. Acesta sintetizează indicatorii monetari ai stării fondurilor și sursele din care provin fondurile, la data raportării. De regulă, înainte de a întocmi bilanţul contabil, contabilul efectuează un inventar al activelor şi tuturor datoriilor financiare ale organizaţiei. Inclusiv un inventar al decontărilor cu contabilii.

Conform rezultatelor inventarierii, contabilul se uită la soldul final al contului. 71 și face o înregistrare în bilanț:

• dacă soldul este debitor, atunci această datorie este inclusă în totalul creanțelor și este contabilizată la postul de activ al bilanțului (II „Active circulante”, cod rând - 1230);
• dacă soldul este creditor, atunci această datorie este inclusă în totalul conturilor de plătit și este contabilizată în postul de pasiv al bilanţului (V „Datorii pe termen scurt”, cod rând - 1520).

Rezultate

Ordinea în contabilitate a decontărilor cu contabilii este foarte importantă. Această secțiune este reflectată în pozițiile bilanțului. Chiar și greșelile mici în lucrul cu persoane responsabile pot afecta rezultatul raportării anuale. Prin urmare, este atât de important să se verifice corectitudinea completării documentelor și oportunitatea reflectării acestora în conturile contabile.

Persoanele responsabile sunt angajații întreprinderii care au primit numerar în avans pentru viitoarele cheltuieli de călătorie, administrative și alte cheltuieli. Lista persoanelor îndreptățite să primească bani în cont se aprobă de către conducătorul întreprinderii.

La emiterea de fonduri, organizația trebuie:

• 1. determină suma fondurilor contabile și perioada pentru care se eliberează
• 2. va primi un raport de cheltuieli de la persoana responsabilă în cel mult 3 zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise fondurile.
• 3. eliberează fonduri salariatului în răspundere, sub rezerva unui raport complet de către acesta cu privire la avansurile emise anterior
• 4. interzice transferul de fonduri responsabile de la un angajat la altul.

Cheltuielile de călătorie există în mod obiectiv în aproape fiecare organizație, ele se ridică adesea la sume semnificative și sunt atent verificate de către angajații autorităților de reglementare, deoarece afectează calcularea impozitelor precum impozitul pe venit, TVA, UST.

Călătorie de afaceri - aceasta este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă (Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Timpul de călătorie nu poate depăși 40 de zile, excluzând timpul de călătorie, pentru călătoriile de afaceri în Rusia.

Cheltuielile călătoriei de afaceri constau în diurne, cheltuieli pentru închirierea locuinței și cheltuieli reale asociate unei călătorii de afaceri, documentate.

Indemnizație zilnică - Aceasta este o compensație pentru angajat pentru că se află în afara locului de reședință permanentă. Ele sunt calculate conform normelor stabilite prin lege (de la 100 la 700 de ruble pe zi). Ziua plecării, precum și ziua sosirii, sunt considerate zile întregi.

Timpul petrecut la destinație este determinat de semnele din certificatul de călătorie, care trebuie să corespundă cu datele indicate în biletele de călătorie.

În deplasările de afaceri, în timpul cărora angajatul are posibilitatea de a se întoarce zilnic la domiciliul permanent, nu se acumulează diurne.

Costul închirierii unei locuințe este rambursat angajatului pentru plătit

conturile hotelului din ziua sosirii la destinatie pana in ziua plecarii. Aceste cheltuieli sunt acceptate în contabilitate integral în valoarea cheltuielilor efective documentate.

Atunci când utilizați transportul personal pentru a călători la locul călătoriei de afaceri și retur, este posibilă rambursarea angajatului pentru suma cheltuită cu combustibil și lubrifianți. În același timp, este necesară încheierea unui acord cu angajatul privind utilizarea transportului personal în scopuri oficiale.

Din ordinul șefului, se pot stabili diurne majorate, pot fi plătite servicii suplimentare prestate unui lucrător detașat. În acest caz, aceste cheltuieli sunt incluse în venitul anual total al angajatului și sunt supuse impozitului pe venitul personal.

La trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, trebuie să se utilizeze formulare unificate de documente, care trebuie să fie completate de către persoanele juridice de toate formele de proprietate:

• 1. ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri
• 2. ordin (instrucțiune) de a trimite angajații într-o călătorie de afaceri
• 3. certificat de călătorie
• 4. sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia.

Persoanele care au primit numerar în cont, în conformitate cu „Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă”, aprobată prin decizia Băncii Centrale a Federației Ruse din 22 septembrie 1993 nr. 40, sunt obligate să raporteze asupra lor nr. mai târziu de 3 zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emisi banii. În acest scop, ei întocmesc rapoarte în avans pe baza documentelor justificative și le înaintează departamentului de contabilitate. Bonurile de vânzare anexate raportului trebuie anulate cu ștampila sau semnătura de mână „Plătit”. Soldurile sau depășirile conform raportului se introduc în casierie (emise de la casierie) conform ordinului de casă, despre care se face o înscriere corespunzătoare în raportul de avans.

Departamentul de contabilitate verifică rapoartele anticipate și documentele anexate acestora în formă și în fond (vezi Anexa 10). După verificarea raportului și determinarea sumei, acesta se aprobă de către conducătorul întreprinderii, adică sumele sunt înregistrate în conturile contabile și în ordinea principală nr. 7 (vezi Anexa 11).

Pe baza datelor raportului de avans aprobat, departamentul de contabilitate anulează sumele contabile (vezi Anexa 12). Raportul prealabil completat și aprobat, împreună cu documentele anexate acestuia, se leagă și se depune la arhiva curentă a întreprinderii, unde se păstrează timp de 5 ani.

După aprobarea raportului de avans, contabilul face înregistrări contabile pentru anularea sumelor de bani contabile în modul prescris. Sumele sunt calculate, pe reversul formularului de raport de avans se indică sumele cheltuielilor acceptate în contabilitate, precum și conturile (subconturile) care sunt debitate pentru aceste sume.

Cerințele referitoare la valută se completează numai în cazul emiterii de fonduri în valută către persoana responsabilă. Dacă cheltuielile sunt efectuate în valută, atunci, pe lângă suma în ruble, este indicată și suma în valută.

Pe fața raportului de avans se află un tabel „Inregistrare contabilă”, în care contabilul înregistrează înregistrările.

În conformitate cu regulile contabile rusești, cheltuielile de călătorie, în funcție de scopul lor, pot fi anulate pe cheltuiala următoarelor fonduri ale organizației:

• 1) costurile de producere și vânzare a serviciilor (produse, lucrări) prestate, dacă acestea au fost legate de activitățile curente ale organizației;
• 2) costul inițial al obiectelor de inventar achiziționate, dacă călătoria de afaceri a fost legată de achiziționarea acestora;
• 3) investiții de capital, cu condiția ca acestea să aibă legătură cu realizarea de activități de investiții sau construcții;
• 4) cheltuieli amânate cu anularea ulterioară egală în conturile de contabilitate cost, dacă călătoria de afaceri este legată de deschiderea unei noi unități de producție, noi domenii de lucru, promovarea de noi tipuri de servicii, bunuri, produse etc. piaţă;
• 5) țintă sursele de finanțare;
• 6) alte cheltuieli reflectate în rezultatele financiare etc.

În partea de jos a feței din față a formularului există o notă a contabilului că raportul a fost verificat. Raportul se aprobă în cuantumul corespunzător (în cifre și în cuvinte) și se pun semnăturile și stenogramele semnăturilor contabilului și contabilului șef, precum și cuantumul soldului sau depășirii (dacă există) și detaliile. a documentelor de intrare sau de ieșire pentru care se eliberează sau se plătesc bani la casierie.

Este indicat să se evidențieze în textul raportului sumele excesului de cheltuieli în contabilitate. Acest lucru va face mai ușor pentru contabil să calculeze impozitul pe venit în conformitate cu cerințele PBU 18/02.

Sumele indicate în raport de către angajat și acceptate în contabilitate pot diferi. De exemplu, managerul poate decide că este inadecvat să ramburseze persoana detașată pentru costul articolelor de papetărie, medicamentelor și articolelor de toaletă achiziționate la locul călătoriei de afaceri. Prin urmare, sumele pe raport reflectate de angajat vor fi mai mari decât cele acceptate de contabil drept costuri după rezoluția managerului. Diferența va fi plătită în numerar de către angajat la casierie sau va fi dedusă din salariu (vezi Anexa 13).

Registrul de contabilitate a operațiunilor privind mișcarea sumelor contabile și a decontărilor cu persoanele responsabile este comanda principală nr. 7 - un registru combinat care combină contabilitatea analitică și sintetică și are o formă de înregistrare liniară. Aceasta înseamnă că fiecărei sume emise în subraport i se alocă un rând în ordinea principală, iar pe măsură ce raportul de avans este transmis, sumele neutilizate sunt depuse la casierie sau se primesc bani pentru achitarea cheltuielilor excesive, sumele pentru aceste operațiuni vor fi înregistrate pe aceeași linie.

• 50/52 - primit la casierie dintr-un cont special de tranzit.
• 71/50 - valuta emisa pentru o calatorie de afaceri.
• 08,10,25,26/71 - raport prealabil depus.
• 91-2/71 - a reflectat diferența negativă de curs valutar.
• 71/91-1 - se reflectă cursul de schimb pozitiv.
• 50/71 - a fost predat soldul sumei contabile neutilizate.
• 71/50 - a fost emisă o sumă contabilă de la casierie (a fost emisă o depășire conform raportului de avans).
• 71/51 - au fost virate fonduri la sediul persoanei responsabile.
• 07,08,10,41/71 - active materiale dobândite în detrimentul sumelor contabile.
• 20,25,26/71 - au fost anulate sumele contabile utilizate în scopuri de producție.
• 19/71 - TVA se reflectă asupra bunurilor materiale dobândite, lucrărilor și serviciilor prestate.
• 50/71 - o sumă contabilă neutilizată a fost introdusă în casierie.
• 70/68 - impozitul pe venitul persoanelor fizice reținut. persoanele cu cuantumul indemnizației zilnice în exces.
• 91-2/71 - cheltuielile de călătorie sunt anulate în rezultatele financiare.

Sarcina individuală

Echilibrul înseamnă echilibru, echilibrare sau expresie cantitativă a relației dintre părțile la orice activitate.

Generalizarea bilanțului informațiilor este utilizată pe scară largă în contabilitate, analiza activităților financiare și economice, pentru fundamentarea și luarea deciziilor de management adecvate, pentru orientarea întreprinderilor și organizațiilor într-o economie de piață.

În bilanţ, activele economice sunt prezentate, pe de o parte, după tipurile, componenţa şi rolul lor funcţional în procesul de reproducere a produsului social total, iar pe de altă parte, după sursele formării lor şi scopul propus. Starea activelor economice și a surselor acestora este prezentată la un moment dat, de regulă, în prima zi a perioadei de raportare în termeni valorici. Tinand cont ca gruparea si generalizarea lor in bilant este data si la inceputul anului, se poate sustine ca starea indicatorilor este data nu numai in statica, ci si in dinamica.

Instituția emite numerar de la casierie pentru nevoile casnice și cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri ale angajaților săi. Pentru emiterea de la casierie, se completează un mandat de numerar de cont (Formularul N KO-2). După înregistrare, documentul se semnează de către șeful, contabilul șef sau persoanele împuternicite.

Persoana responsabilă, în toate opțiunile de eliberare de fonduri către acesta (pentru nevoi gospodărești, pentru achiziționarea de bunuri materiale, atunci când este trimisă într-o călătorie de afaceri etc.), este obligată să completeze un raport în avans cu privire la fondurile cheltuite. Conform paragrafului 11 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă, aprobată prin Decizia Consiliului de Administrație al Băncii Centrale a Federației Ruse la 22 septembrie 1993 N 40, persoanele care au primit numerar în cont sunt obligate cel târziu mai mult de trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise, sau din ziua întoarcerii acestor persoane dintr-o călătorie de afaceri, depun la departamentul de contabilitate al organizației un raport privind sumele cheltuite și efectuează o decontare definitivă pe lor. Totodată, perioada pentru care se eliberează fonduri pentru raport este de 3 zile stabilită de șeful organizației în ordinul privind politica contabilă.

Emiterea numerarului conform raportului se face numai unei persoane care se află într-o relație de muncă cu organizația, sub rezerva raportului complet al unei anumite persoane responsabile cu privire la plata avansului eliberat anterior acesteia. Este interzis transferul de bani eliberați în baza raportului de către o persoană către alta.

Pentru a contabiliza fondurile emise persoanelor responsabile, se utilizează un raport în avans. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 N 55 a aprobat forma unui raport anticipat (formular N AO-1) pentru contabilizarea fondurilor emise în cadrul raportului pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Formularul N AO-1 este aplicat de la 1 ianuarie 2002 de către persoanele juridice de toate formele de proprietate, cu excepția instituțiilor bugetare.

Conceptul de persoană responsabilă

Definiția 1

Persoana responsabila este un angajat cu normă întreagă al companiei care a primit numerar în avans de la casieria întreprinderii. De obicei, fondurile de numerar sunt emise pentru cheltuieli de călătorie, pentru plata cheltuielilor de afaceri, pentru achiziționarea de materiale și alte nevoi.

Fondurile de numerar sunt emise în cont în contul mandatelor de numerar și pot fi cheltuite exclusiv în scopul propus. Fondurile responsabile nu se referă la veniturile persoanelor fizice - angajații întreprinderii. Cheltuielile persoanei responsabile efectuate în valută străină sunt supuse conversiei în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse stabilit la data aprobării raportului anticipat.

Documentele organizatorice interne utilizate în decontări cu persoane responsabile includ:

• liste de persoane responsabile aprobate de conducerea companiei,
• cheltuieli de reprezentare,
• comenzi pentru aprobarea devizelor,
• rapoarte de cheltuieli,
• jurnalele de raportare.

În plus, atunci când trimiți angajați în călătorii de afaceri, trebuie emise comenzi corespunzătoare. Tranzacțiile în numerar în decontări cu persoane responsabile sunt întocmite în forme standard de documente primare. Emiterea numerarului de la casierie se efectuează conform mandatelor de numerar de cheltuieli.

Emiterea de numerar aferente deplasarilor de afaceri se realizeaza in limita sumelor datorate angajatilor detasati in aceste scopuri. Documentele de eliberare a banilor trebuie să fie semnate de șeful, contabilul șef al organizației sau alți angajați autorizați. Casiera trebuie să solicite prezentarea unui pașaport sau a unui alt document care să ateste identitatea destinatarului atunci când emite bani pentru un mandat de cheltuială în numerar.

Persoanele responsabile trebuie să raporteze pentru fondurile primite prin întocmirea unui raport în avans și anexând acestuia documente justificative pentru bunurile achiziționate. Documentele justificative în acest caz includ:

• chitanțe de vânzare,
• cecuri de casierie,
• bilete de călătorie.

Dacă bunurile achiziționate nu sunt creditate în depozitul organizației, atunci suma contabilă trebuie inclusă în venitul anual total al angajatului responsabil. Procedura de emitere a sumelor contabile și de raportare a acestora este stabilită prin ordin al conducătorului societății.

Angajații care au primit numerar în baza raportului trebuie, în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost eliberați banii, să prezinte un raport privind fondurile cheltuite la departamentul de contabilitate al organizației și să facă decontarea finală. Formularul de raportare anticipată este unificat și este reprezentat de formularul AO-1 „Raport anticipat”. Emiterea ulterioară a banilor conform raportului poate fi făcută numai cu raportul complet al unei anumite persoane responsabile cu privire la avansuri emise anterior. Raportul este verificat de un contabil.

Raportul în avans verificat de contabil trebuie să fie aprobat de șef și apoi acceptat în contabilitate. Restul fondurilor neutilizate vor fi transferate la casieria întreprinderii conform ordinului de numerar primit. Cheltuielile excesive din raportul de avans se eliberează pe mandatul de numerar responsabil către persoana responsabilă. Pe baza raportului de avans aprobat, contabilul anulează sumele de bani contabile într-o anumită ordine.

Controlul intraorganizațional asupra decontărilor cu persoane responsabile

Controlul intraorganizațional asupra decontărilor cu persoane responsabile include:

• o listă aprobată a angajaților eligibili să primească fonduri responsabile,
• procedura aprobată de depunere a cererilor de eliberare de fonduri, cu indicarea scopului acestei emiteri,
• respectarea de către angajații organizației a termenelor stabilite pentru raportarea sumelor emise și a termenelor de returnare a soldului de fonduri,
• fără restanțe la fondurile responsabile,
• respectarea interdicției privind eliberarea de fonduri către angajații care nu au raportat avansurile primite anterior,
• păstrarea evidențelor analitice ale cheltuielilor de călătorie și ospitalitate,
• pregătirea documentelor justificative necesare pentru rapoartele prealabile,
• aprobarea rapoartelor prealabile.

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat al organizației din ordinul șefului pentru a îndeplini sarcini oficiale în afara locului de muncă permanent. Trimiterea de către o întreprindere a unei persoane cu care nu are un raport de muncă nu poate fi considerată o călătorie de afaceri.

Costurile sunt cheltuieli de călătorie de afaceri legate de managementul producției. Aceste costuri formează costurile activităților obișnuite.

Atunci când un angajator plătește unui angajat cheltuieli de deplasare, venitul impozabil nu include:

• diurnă, plătită conform normelor,
• cheltuielile de călătorie suportate și documentate către și de la destinație,
• taxe de aeroport,
• cheltuielile de călătorie la locurile de plecare, destinație sau transferuri,
• comisioane,
• permisiunea de bagaj,
• cheltuieli de locuit,
• taxe pentru serviciile de comunicații,
• cheltuieli pentru obținerea și înregistrarea unui pașaport străin oficial și obținerea vizelor,
• cheltuieli legate de schimbul valutar.

În cazul în care un angajat (contribuabil) detașat nu a depus documente care confirmă plata cheltuielilor pentru închirierea unei locuințe, atunci sumele unei astfel de plăți în limitele stabilite de lege sunt scutite de impozitare. Sumele maxime sunt: ​​până la 700 de ruble pe zi pentru o călătorie de afaceri în Rusia și până la 2.500 de ruble pe zi pentru o călătorie de afaceri în străinătate.

Observație 1

Valoarea cheltuielilor de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur sunt incluse în cheltuielile companiei fără TVA. Deducerea fiscală se face pe baza facturii emise de vânzător. Sumele taxelor se rambursează în limitele stabilite de lege. Un bilet de călătorie emis după modelul stabilit, în care valoarea TVA este evidențiată într-un rând separat, face posibilă deducerea sumei TVA fără factură. Acest lucru este valabil și pentru biletele electronice. Vă rugăm să rețineți că o deducere este posibilă numai dacă taxa este separată de prețul total al biletului și prezentată în cifre.

Un alt tip de decontare cu persoane responsabile este decontarea cheltuielilor de ospitalitate. Cheltuielile de reprezentare sunt cheltuieli pentru primirea și întreținerea oficială a reprezentanților altor companii care participă la negocieri, precum și a participanților la o ședință a consiliului de administrație. Cheltuielile pentru divertisment, recreere, prevenire și tratare a bolilor nu se aplică cheltuielilor de divertisment. De menționat că cheltuielile de ospitalitate sunt incluse în alte cheltuieli în valoare de cel mult patru procente din costurile cu forța de muncă ale companiei pentru perioada de raportare.

Registrele contabilității sintetice, care reflectă tranzacțiile privind decontările cu persoane responsabile, includ:

• cartea principala,
• situația fluxurilor de numerar (formularul nr. 4),
• rândul bilanțului „Alte creanțe pentru care sunt așteptate plăți în termen de 12 luni”,
• jurnal-comanda numărul 7,
• alte registre contabile pe contul 71.

Contabilitatea analitică a decontărilor cu persoane responsabile se efectuează pentru fiecare sumă care se emite pentru raport. Pentru a rezuma datele privind decontările cu angajații în ceea ce privește sumele emise în raportul de cheltuieli, întreprinderile folosesc contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Pentru suma de fonduri emise în cadrul raportului, se debitează cu conturi de numerar 71 de conturi „Decontări cu persoane responsabile”. Pentru suma fondurilor cheltuite de persoanele responsabile, se creditează 71 de conturi în corespondență cu conturi de contabilizare a cheltuielilor și a valorilor dobândite, sau alte conturi, a căror alegere este determinată de natura cheltuielilor efectuate.

Sumele contabile pe care salariații nu le-au restituit în termenul stabilit se înregistrează în creditul a 71 de conturi și în debitul a 94 de conturi „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”. Stergerea acestor sume din contul 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor” se face la debitul 70 al contului „Decontări cu personalul pentru salarii”, cu condiția ca acestea să poată fi deduse din salariul salariatului, sau la debitul 73 al contului. „Decontări cu personalul pentru alte operațiuni, cu condiția să nu existe posibilitatea de deducere din salarii.

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile la întreprindere

Din punct de vedere al conținutului economic, operațiunile de afaceri pentru utilizarea fondurilor care sunt emise în cadrul raportului persoanelor responsabile necesită o atenție deosebită din partea departamentului de contabilitate al întreprinderii.

Principala problemă în domeniul studiat este faptul că în condiții moderne volumul tranzacțiilor cu numerarul organizației este destul de mare și depinde de natura și amploarea activității economice a organizației. Prin urmare, este evidentă importanța contabilizării fiabile, corecte și complete a tranzacțiilor comerciale pentru emiterea fondurilor din raport și cheltuielile vizate ale acestora de către persoanele responsabile. În plus, se poate argumenta în mod obiectiv că organizarea eficientă a contabilității decontărilor cu persoane responsabile este de o importanță deosebită pentru conducerea întreprinderii în contextul prevenirii deturnării fondurilor organizației.

Pentru a obține informații fiabile despre cursul proceselor de afaceri la întreprinderi, contabilitatea financiară este organizată. „Contabilitatea financiară este un sistem de colectare și prelucrare a informațiilor contabile necesare întocmirii situațiilor financiare. Contabilitatea financiară include informații privind contabilitatea conturilor de sold, este utilizată nu numai în cadrul întreprinderii, ci și de către utilizatorii externi. Contabilitatea financiară este reglementată de documente de reglementare”.

Principalele sarcini ale contabilității financiare sunt prezentate în Figura 1.

Orez. 1. Principalele sarcini ale contabilitatii financiare

În conformitate cu scopul obținerii de informații fiabile despre procesele de afaceri din întreprindere și sarcinile contabilității financiare, principalele procese contabile sunt un sistem liniar care reprezintă succesiunea de lucru cu informații contabile.

Decontările cu persoane responsabile reprezintă un domeniu important al contabilității financiare, ceea ce se datorează naturii producerii acestui tip de operațiuni în activitatea economică a întreprinderii. În activitățile unei întreprinderi, adesea devine necesară plata anumitor cheltuieli în numerar, efectuarea de achiziții la alte întreprinderi pentru numerar, plata călătoriilor de afaceri și așa mai departe. În astfel de situații, angajatului întreprinderii i se acordă numerar sub responsabilitatea sa pentru a efectua anumite acțiuni. Astfel de angajați sunt numiți persoane responsabile: „persoanele responsabile sunt angajații întreprinderii care au primit numerar în avans pentru viitoarele cheltuieli administrative și de afaceri și de călătorie”.

Scopul contabilizării decontărilor cu persoane responsabile:

Rezumat informații privind decontările cu angajații întreprinderii, conform sumelor eliberate acestora în cadrul raportului pentru cheltuieli administrative, economice și de exploatare, deplasări de afaceri, precum și decontări cu angajații pentru rambursarea costurilor suportate de aceștia în cursul activității economice. .

Lista funcționarilor care, prin natura activității lor, au dreptul să primească numerar la casierie în baza unui raport pentru nevoi operaționale și economice, se aprobă anual de către conducătorul întreprinderii într-un ordin care indică numele de familie, primul denumirea, patronimul, funcția, în ce scop poate fi emisă suma contabilă și mărimea maximă a acesteia. Aceste sume sunt limitate; emiterea de numerar pentru nevoi economice este prevăzută de devizul întreprinderii. Baza emiterii unei sume contabile este o comandă. O sumă contabilă poate fi emisă unui angajat al unei întreprinderi care nu are datorii pentru sumele contabile primite anterior. Suma emisă în temeiul raportului ar trebui cheltuită numai în scopul propus.

În consecință, sarcinile de contabilitate financiară a decontărilor cu persoane responsabile care se confruntă cu departamentul de contabilitate al unei întreprinderi sunt asociate cu mai multe aspecte ale procesului contabil.

Principalele aspecte ale contabilității decontărilor cu persoane responsabile

	Caracteristică
	Şeful întreprinderii a determinat cercul persoanelor cărora li se acordă dreptul de a primi bani conform raportului
	Sunt avansuri emise persoanelor responsabile care depășesc sumele stabilite sau persoanelor care nu au raportat asupra sumelor primite anterior
	Nu este permisă plata prin persoane responsabile a cheltuielilor care ar putea fi plătite direct de la casierie sau din conturile de decontare ale întreprinderii
	Șeful întreprinderii confirmă oportunitatea cheltuielilor efectuate?
	Sunt cheltuielile din sume contabile reflectate în contabilitate în timp util?
	Cheltuiesc persoanele responsabile sumele primite în scopurile pentru care au fost emise aceste sume

Totodată, conform datelor contabile, ar trebui generată informații care să fie adecvate pentru luarea deciziilor manageriale legate de îmbunătățirea eficienței, atât direct în organizarea contabilității financiare și a procesului contabil, cât și în procesele aferente. În consecință, starea contabilității decontărilor cu persoane responsabile nu ar trebui să reducă eficiența sistemului contabil actual la întreprindere. Astfel, putem trage o concluzie obiectivă că contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile ocupă un loc aparte în sistemul contabil la întreprindere, întrucât informațiile furnizate afectează indicatorii individuali de performanță ai întreprinderii.

În conformitate cu aceasta, sarcinile acestei secțiuni a contabilității întreprinderii sunt legate de controlul, fiabilitatea și formalizarea tranzacțiilor comerciale legate de furnizarea de fonduri în cont.

Sarcini de contabilitate a decontărilor cu persoane responsabile sunt prezentate în figura 2.

Orez. 2. Sarcini de contabilitate a decontărilor cu persoane responsabile

Reglementarea legală a contabilității decontărilor cu persoane responsabile

Reglementarea legală a contabilității decontărilor cu persoane responsabile se realizează în cadrul sistemului actual de reglementare contabilă.

Primul nivel, împreună cu alte acte legislative, este format de Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 N 402-FZ (modificată la 4 noiembrie 2014).

Al doilea nivel de reglementare contabilă este Reglementările contabile (PBU).

Reglementarea contabilității decontărilor cu persoane responsabile este legată de PBU 10/99 „Cheltuielile unei organizații”, care indică aspectele fundamentale ale recunoașterii cheltuielilor efectuate de o organizație în conformitate cu regulile de formare în contabilitate a informațiilor privind cheltuielile. a organizaţiilor comerciale din cadrul acestei secţiuni de contabilitate.

Planul de conturi pentru contabilitatea activităților financiare și economice ale organizației cu Instrucțiunile de utilizare a acesteia, care este aprobat de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse, este considerat cel mai important document al celui de-al treilea nivel de reglementare contabilă.

Al patrulea nivel de reglementare contabilă include ordine, instrucțiuni, instrucțiuni emise de organizația însăși: un plan de conturi de lucru, politici contabile etc.

Conform Instrucțiunilor de Aplicare a Planului de Conturi, contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se efectuează pe contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Contul de contabilizare a decontărilor cu persoane responsabile rezumă informații despre decontări cu angajații și sumele de fonduri eliberate acestora în cadrul raportului pentru cheltuieli administrative, de afaceri și alte cheltuieli.

Astfel, putem concluziona că reglementarea legală a contabilității decontărilor cu persoane responsabile este în prezent determinată în conformitate cu patru niveluri de reglementare contabilă.

Contabilitatea tranzactiilor privind decontarile cu persoane responsabile

Contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” este utilizat pentru a contabiliza tranzacțiile privind decontările cu angajații care au primit bani într-un anumit scop. Soldul contului reflectă suma datoriei persoanelor responsabile față de întreprindere sau suma cheltuielilor excesive nerambursate. Procedura generală de emitere a sumelor contabile și de raportare a acestora este prevăzută de Directiva Băncii Rusiei „Cu privire la procedura de desfășurare a operațiunilor cu numerar de către entitățile juridice și procedura simplificată pentru efectuarea operațiunilor de numerar de către antreprenorii individuali și entitățile de afaceri mici”. Întreprinderea ține evidența decontărilor cu persoanele responsabile în conformitate cu reglementările aplicabile.

La baza emiterii sumei contabile este ordinul șefului, certificat și prin semnătura contabilului șef. Valoarea emisiunii pentru cheltuieli depinde de natura cheltuielilor viitoare și este emisă sub forma unui avans de numerar în limita sumei estimate a cheltuielilor. O sumă contabilă poate fi emisă unui angajat care nu are datorii pentru sumele contabile primite anterior. Utilizarea preconizată a sumelor emise în baza raportului este controlată de contabilul-șef. Emiterea de fonduri se emite printr-un mandat de numerar de cont după ce departamentul de contabilitate calculează sumele datorate. Sumele emise în cadrul raportului pentru cheltuieli de afaceri și de exploatare se numesc normalizate și sunt incluse în costul produselor organizației.

Procedura de emitere a fondurilor pentru nevoile operaționale și economice și pentru cheltuielile de călătorie ar trebui stabilită în Politica contabilă a întreprinderii. Cheltuielile de exploatare și afaceri includ cheltuielile pentru achiziționarea de bunuri materiale, papetărie, poștă, plata documentelor bănești etc. Valoarea cheltuielilor de călătorie este calculată pe baza prevederilor relevante din Politica contabilă a întreprinderilor. Este posibil ca plata cheltuielilor de ospitalitate să nu fie prevăzută în Politica contabilă.

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile pentru sumele emise de acesta contra unui referat de la casierie sau virate de acesta prin intermediul agentiilor de comunicare, destinate efectuarii de cheltuieli de exploatare sau de afaceri, achizitionarii de mici loturi de materiale diverse sau achitarii cheltuielilor in timpul deplasarilor de afaceri, se tine in contul 71 „Decontari cu raspundere. persoane”.

În debitul contului se înregistrează sumele supracheltuielilor rambursate și cele nou emise în cadrul raportului pe baza mandatelor de numerar de cheltuieli, creditul - sumele utilizate conform rapoartelor de avans și predate mandatelor de numerar de credit (neutilizate).

Emiterea de fonduri conform raportului se realizează prin următoarea înregistrare:

Debit 71 Credit 50 pentru suma de numerar emisă.

Returnarea fondurilor neutilizate la casieria întreprinderii se realizează prin următoarea înregistrare

Debit 50 Credit 71 pentru suma de numerar depusă

Contul 71 "Decontari cu persoane responsabile" se debiteaza pentru sumele emise in cadrul procesului verbal in corespondenta cu conturile de casa. Pentru sumele cheltuite de persoanele responsabile, contul 71 "Decontari cu persoane responsabile" se crediteaza in corespondenta cu conturi care iau in calcul costuri si valori dobandite, sau alte conturi, in functie de natura cheltuielilor efectuate.

Sumele contabile nerestituite de salariați în termenele stabilite se reflectă în creditul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile” și debitul contului 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor”. În viitor, aceste sume se debitează din contul 94 „Lipsuri și pierderi din deteriorarea valorilor” la debitul contului 70 „Decontări cu personal pentru salarii” (dacă pot fi deduse din salariul salariatului) sau 73 „Decontări cu personalul”. pentru alte operațiuni” (când acestea nu pot fi deduse din salariul salariatului).

Inregistrari contabile de baza pentru contul 71 "Decontari cu persoane responsabile"

Persoanele responsabile, în confirmarea cheltuielilor cu avansurile primite, sunt obligate să depună un raport în avans la departamentul de contabilitate cu atașarea documentelor originale care confirmă cheltuirea fondurilor primite la întreprindere.

În ceea ce privește cheltuielile de călătorie, persoana responsabilă trebuie să contabilizeze sumele primite și cheltuite în termen de trei zile de la întoarcerea sa. În acest scop, întocmește un proces-verbal în avans pe baza documentelor originale care confirmă cheltuielile efectuate (facturi de magazin, bonuri de vânzare, bilete de cale ferată, de avion și alte bilete), un proces-verbal de lucru (finalizarea sarcinii) și se anexează un certificat de călătorie.

Pentru sumele în avans pentru nevoi economice și operaționale, raportul trebuie depus în următoarea zi lucrătoare după expirarea perioadei pentru care a fost emisă suma contabilă.

Actualitatea cheltuielilor efectuate este confirmată de către supraveghetorii imediati, în funcție de scopul cheltuielilor. După verificarea raportului de avans de către contabil și determinarea sumei raportului, acesta din urmă este aprobat de către conducătorul întreprinderii și acceptat în contabilitate.

Daca odata cu raportul in avans exista bonuri de vanzari ale magazinelor de vanzare cu amanuntul pentru diverse materiale achizitionate din sume contabile, aceste materiale trebuie predate la depozitul intreprinderii, iar pentru acestea se emite factura generala de chitanta.

Soldul sumelor neutilizate va fi predat de către persoana responsabilă la casierie pe baza unui ordin de numerar primit odată cu depunerea raportului de avans, iar depășirea cheltuielilor este emisă de la casierie pe baza unui ordin de numerar de cheltuieli în ziua depunerii raportului în avans.

Conform ordinului șefului, sumele emise în baza raportului ar trebui cheltuite în scopul propus, iar transferul sumelor contabile de la o persoană la alta este interzis. Noile avansuri se acordă unei persoane responsabile numai cu condiția decontării integrale a avansului care i-a fost eliberat anterior. Pentru persoanele care nu au depus rapoarte și documente justificative în cheltuirea sumelor contabile în termenele stabilite sau care nu au returnat soldurile plăților anticipate neutilizate la casieria întreprinderii, departamentul de contabilitate are dreptul de a deduce din aceasta într-un în mod incontestabil la următoarea plată a salariului suma contabilă a datoriei datorate salariatului în modul prevăzut de legislaţia în vigoare.

Administrația organizației decide în mod independent cuantumul sumelor alocate pentru raport, în conformitate cu nevoia de producție și pe baza unei analize retroactive a cheltuielilor similare din perioadele anterioare.

Registrul de contabilizare a operațiunilor privind mișcarea sumelor contabile și a decontărilor cu persoanele responsabile în organizații este jurnal-ordin nr. 7 - un registru combinat care combină contabilitatea analitică și sintetică cu o formă liniară de înregistrare într-un singur sistem. Figura prezintă un exemplu de comandă de jurnal nr. 7.

Fiecărei sume emise pentru raportare în jurnal se alocă câte un rând, iar pe măsură ce se depune raportul în avans, sumele neutilizate sunt depuse la casierie sau se primesc bani pentru achitarea depășirii, sumele pentru aceste operațiuni vor fi înregistrate. pe aceeași linie.

Utilizarea jurnalului-ordin nr. 7 elimină necesitatea menținerii extraselor cumulate, cardurilor și fișelor de rulaj pentru contul nr. 71 „Decontări cu persoane responsabile”, ceea ce contribuie la o reducere bruscă a activității contabile. Totodată, jurnal-ordin nr 7 păstrează forma de șah a evidenței, care stă la baza formei jurnal-ordin de contabilitate, în ceea ce privește descifrarea cifrei de afaceri la creditul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile. "

Forma pozițională de înregistrare și efectuarea calculelor pentru fiecare raport de avans aduc claritate calculelor, sporesc funcțiile de control ale contabilității.

La baza completarii jurnalului-comanda nr. 7 o constituie ordinele de cheltuiala in numerar pentru sumele emise angajatilor in raport cu raportul, rapoarte anticipate - pentru sumele cheltuite; noi comenzi de numerar primite sau ieșite - pentru discrepanțe în sumele primite și cheltuite. Rapoartele în avans se acceptă în contabilitate, se verifică de contabilul-șef pentru corectitudinea prezentării și pe fondul informațiilor, în raport cu oportunitatea și necesitatea cheltuielilor, conformitatea acestora cu scopul avansului, și se aprobă de șeful intreprinderea. Contabilul-șef prelucrează raportul de avans, înscriind pe documente și pe raport conturile corespunzătoare corespunzătoare direcției de cheltuială.

Data emiterii fondurilor din raport și starea decontărilor la începutul lunii (debit - sumele rămase în raport, credit - suma depășirii nerambursate) cu fiecare dintre persoanele responsabile se înscriu în jurnal - comanda nr. 7. Aceste înregistrări sunt preluate din jurnalul-mandat numărul 7 pentru ultima lună.

Contabilitatea analitică a decontărilor în mandatul jurnal nr. 7 se efectuează pentru fiecare sumă emisă separat pentru raport. Rândurile din ordinul-jurnal nr. 7 reflectă avansurile emise, anularea cheltuielilor pe baza raportului de avans aprobat, precum și emiterea de depășiri și restituirea avansurilor neutilizate. Astfel, tranzacțiile pentru fiecare raport de avans sunt reflectate doar într-un singur rând din jurnalul de ordine nr. 7.

La elaborarea rapoartelor de casierie se înscriu în jurnalul-ordin nr. 7 sumele emise în baza raportului. Totodată, se indică data emiterii și contul corespunzător, care corespunde procedurii contabile și sistemului contabil curent în Organizatia.

În cazul în care unei persoane responsabile care se află într-o călătorie lungă de afaceri, sau în alte cazuri i se acordă (virat) un avans suplimentar, la secțiunea „Emis în cont”, conform numerarului, băncii și altor documente, sumele emise. pentru a compensa cheltuielile excesive sunt stabilite. Se reflectă sumele avansurilor neutilizate transferate la casierie și în contul curent, precum și deduse din salariile lucrătorilor și angajaților. Înscrierea în această secțiune a jurnalului-comanda nr. 7 se face pe baza documentelor de la casierie, bancă și statul de plată.

Sumele emise în temeiul raportului și în despăgubiri pentru depășirea cheltuielilor, precum și sumele avansurilor neutilizate returnate și reținute, se împacă de către contabilul-șef. Rapoartele de avans verificate și aprobate se înregistrează în coloanele corespunzătoare, indicând sumele aprobate pentru raportul de avans. Pe baza markupurilor conturilor corespunzatoare in rapoartele anticipate, se fac inregistrari in coloanele corespunzatoare acestor conturi.

Pentru a determina cuantumul totalului creditului contului 71 "Decontari cu persoane responsabile", este necesar sa se adauge sumele predate de persoanele responsabile la casierie, depuse in contul curent si retinute din salarii, precum si sumele anulate conform rapoartelor prealabile aprobate. Suma totală a cifrei de afaceri a creditului la contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” se înscrie în Registrul general. În componența sumelor încasate la debitul conturilor 10 „Materiale”, 41 „Bunuri” sunt incluse costul bunurilor materiale la prețuri reduse, suma transportului și achizițiilor și alte cheltuieli pentru achiziționarea și achiziționarea bunurilor materiale. Costul bunurilor materiale dobândite pe baza sumelor din jurnalul-comandă nr. 7 se stabilește în baza unei adeverințe speciale completate pe baza copiilor documentelor de primire (fețe de parcurs, acte de primire, ordine de primire) care sunt anexate avansului. rapoarte ale persoanelor responsabile. În practică, de cele mai multe ori o chitanță generală se eliberează pe baza documentelor de însoțire a imobilizărilor corporale dobândite, pentru care plata a fost efectuată de persoane responsabile din sumele de bani care le-au fost eliberate în baza raportului.

În jurnalul-comanda nr. 7 sunt prevăzute coloane pentru a reflecta soldul la începutul lunii, rulajele debitoare și rulajele creditoare. Soldul la sfârşitul lunii pentru fiecare poziţie (linie) este transferat la ordinea-jurnal nr. 7 din următoarea lună de raportare. Acest sold reportat reduce numărul de intrări. După încheierea tuturor înscrierilor, jurnalul-comanda nr. 7 este verificat și semnat de contabilul șef.

Probleme de contabilizare a decontărilor cu persoane responsabile

În cursul studierii stării contabilității pentru decontări cu persoane responsabile la întreprinderi, pot fi identificate probleme tipice pentru această secțiune a contabilității.

Încălcări tipice ale contabilității pentru decontări cu persoane responsabile

	Descriere
	În organizație, în practică, este permisă plata anticipată ascunsă a angajaților întreprinderii în numerar pentru nevoi personale, a cărei eliberare de la casierie este emisă sub masca avansurilor pentru nevoi economice.
	Există cazuri de plăți în avans către angajați pentru nevoi economice fără a se preciza faptul de a efectua cheltuieli vizate sau de a califica cheltuieli economice drept cheltuieli de funcționare fără documente justificative.
	Există cazuri de raportare prematură a persoanelor responsabile pentru cheltuirea fondurilor primite în cadrul raportului.
	Raportul în avans al persoanelor responsabile nu corespunde întotdeauna scopurilor de cheltuire a fondurilor primite în cadrul raportului, conform ordinului șefului.
	Contradicțiile apar la atribuirea cheltuielilor persoanelor responsabile unui anumit articol de cheltuieli din cauza informațiilor incorecte furnizate de persoanele responsabile.

Îmbunătățirea contabilității decontărilor cu persoane responsabile

Astfel, deși procesul de contabilitate în organizație poate fi stabilit destul de eficient, iar contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile este destul de rațională, politica contabilă în raport cu acest aspect al contabilității poate fi adesea prezentată în termeni generali, ceea ce este un aspect destul de semnificativ. dezavantaj. În conformitate cu aceasta, este necesară efectuarea unor modificări în politica contabilă în ceea ce privește concretizarea sistemului de management al documentelor și urmărirea decontărilor cu persoanele responsabile și reflectarea tranzacțiilor comerciale aferente în sistemul informațional contabil al întreprinderii.

În ceea ce privește contabilizarea decontărilor cu persoane responsabile, următoarele puncte ar trebui fixate și prescrise în politica contabilă:

• tipuri de documente primare utilizate la contabilizarea tranzacțiilor aferente decontărilor cu persoane responsabile, contabilizarea cheltuielilor efectuate, procedura de completare și acceptare a acestora în contabilitate, precum și procesul de flux de documente pentru aceste operațiuni și decontări în conformitate cu procedura. pentru asigurarea de fonduri conform raportului în vigoare la întreprindere;
• procedura și timpul de recunoaștere a cheltuielilor efectuate de o persoană responsabilă și atribuirea acestora la costul produselor întreprinderii;
• procedura si timpul de acumulare a datoriilor pentru decontari cu persoane responsabile;
• documentează principalele tranzacții utilizate pentru reflectarea decontărilor cu persoanele responsabile și formalizează procedura de reflectare a acestor tranzacții în sistemul contabil al întreprinderii;
• procedura de realizare a inventarierii așezărilor cu persoane responsabile;
• stabilește lista cheltuielilor care trebuie luate în considerare în contul 44 „Cheltuieli de vânzări” efectuate din sumele de fonduri emise în cadrul raportului de cheltuieli de exploatare;
• reflectă pe deplin metodele de evaluare a costurilor suportate de persoanele responsabile pentru respectarea scopurilor de cheltuieli și atribuirea costurilor unor elemente de cheltuieli specifice pentru a evita eventualele contradicții în sistemul contabil.

De remarcat că la stabilirea listei de cheltuieli care trebuie luate în considerare în contul 44 „Cheltuieli de vânzări”, ar trebui să se includă și procedura de anulare a acestor cheltuieli în costul vânzărilor în suma totală a cheltuielilor recunoscute în perioadă de raportare. Atribuirea cheltuielilor de vânzare la costul produselor finite vândute formează un cost mai complet.

Conform prevederilor PBU 1/2008, este posibilă modificarea politicii contabile doar în unele cazuri, care includ dezvoltarea de către întreprindere a unor noi metode contabile care să permită afișarea unei prezentări mai sigure a faptelor activității economice. Prin urmare, modificările propuse în politicile contabile nu ar fi ilegale.

Implementarea acestor măsuri va face posibilă formarea mai obiectivă a informațiilor contabile cu privire la stadiul decontărilor cu persoane responsabile, pentru a evita eventualele denaturări ale acestor indicatori financiari și economici, care, la rândul lor, vor reduce probabilitatea luării unor decizii incorecte de gestiune.

concluzii

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile în cadrul activității economice și dezvoltării unei întreprinderi este un proces natural și obiectiv în economia modernă, deoarece la baza activității economice a oricărei întreprinderi de producție se află operațiunile legate de primirea și cheltuirea fondurilor. Astfel, o reflectare completă, exactă, la timp și de încredere în contabilitatea operațiunilor pentru emiterea unui raport și utilizarea fondurilor de către persoanele responsabile este o condiție necesară pentru formarea unei imagini informaționale de încredere pentru conducerea întreprinderii.

Semnificația acestei secțiuni a contabilității se datorează semnificației tuturor tranzacțiilor comerciale legate de utilizarea fondurilor întreprinderii de către persoane responsabile, cu care procesele intra-economice sunt asociate în cadrul activității economice a întreprinderii. Scopurile și obiectivele contabilității decontărilor cu persoane responsabile sunt legate de controlul, fiabilitatea și formalizarea operațiunilor de emitere și cheltuire a fondurilor responsabile.

Reglementarea legală a contabilității decontărilor cu persoanele responsabile corespunde sistemului general pe patru niveluri de reglementare contabilă. În conformitate cu planul de conturi și instrucțiunile de aplicare a acestuia, contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile de fonduri se efectuează folosind contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Reflectarea contabilității decontărilor cu persoanele responsabile în politica contabilă a organizației este asociată cu o serie de aspecte care sunt esențiale pentru contabilizarea fluxului de numerar al organizației, în primul rând tranzacțiile cu numerar.

În această zonă a contabilității, încălcările tipice apar cel mai adesea legate de emiterea de fonduri conform raportului. La întreprindere, există cazuri de furnizare inadecvată de fonduri în cadrul raportului sub masca avansurilor pentru nevoi economice, confirmarea incorectă a comisionării cheltuielilor vizate și absența documentelor justificative, rapoarte în timp util cu privire la sumele contabile cheltuite și, de asemenea, există sunt contradicţii cu privire la conţinutul cheltuielilor efectuate. În plus, organizația nu are o procedură documentată și oficializată pentru emiterea de fonduri în baza raportului și reflectarea operațiunilor pentru cheltuielile acestora.

Bibliografie

1. Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 N 402-FZ (modificată la 23 mai 2016).
2. Regulamentul privind contabilitatea „Cheltuielile organizației” (PBU 10/99). Aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 05/06/1999 nr. 33n (modificat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 04/06/2015 N 57n).
3. Planul de conturi pentru activitățile financiare și economice ale organizației și Instrucțiuni de aplicare a acestuia. Aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 94-n (modificat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 8 noiembrie 2010 nr. 142n).
4. Ordonanța nr. 3210-U al Băncii Rusiei din 11 martie 2014 (modificată la 3 februarie 2015) „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoanele juridice și procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar de către antreprenorii individuali și întreprinderile mici”.
5. Alekseeva G.I. Contabilitate contabilitate financiara. – M.: Yurayt, 2015.
6. Alisenov A.S. Contabilitate contabilitate financiara. – M.: Yurayt, 2016.
7. Astahov V.P. Contabilitate (financiara) contabilitate. – Rostov-pe-Don: martie 2013.
8. Babaev Yu.A., Petrov A.M., Melnikova L.A. Contabilitate contabilitate financiara. – M.: Prospekt, 2015.
9. Bogataya I.N., Khakhonova N.N. Contabilitate. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2013.
10. Bogachenko V.M., Kirillova N.A. Contabilitate. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2015.
11. Bychkova S.M., Badmaeva D.G. Contabilitate si analiza. - Sankt Petersburg: Peter, 2015.
12. Nechitailo A.I., Pankova L.V., Nechitailo I.A. Metodologie și concepte de contabilitate. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2015.
13. Polenova S.N. Teoria contabilității. – M.: Dashkov și K, 2012.
14. Sapozhnikova N.G. Contabilitate. – M.: KnoRus, 2013.
15. Chernenko N.Yu., Chernenko A.F. Contabilitate contabilitate financiara. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2015.